Directeur·trice de bureau

Rôle général

Le·la directeur·trice de bureau assure la gestion stratégique, administrative et opérationnelle du bureau de circonscription. Il·elle coordonne l’équipe, supervise les opérations quotidiennes, soutient la députée dans ses fonctions politiques et assure une qualité élevée de service aux citoyens, organismes et partenaires du milieu.

• Gestion administrative et organisationnelle
• Planifier, coordonner et superviser l’ensemble des activités administratives du bureau (embauche, assiduité, révision de traitement, gestion des dépenses).
• Assurer la conformité et la transmission des formulaires RH (assiduité, révision de traitement, etc.).
• Superviser la comptabilité mensuelle: compilation des dépenses, approbations, rapports et archivage.
• Maintenir à jour les répertoires internes (élus, entreprises, organismes, DG, listes d’envois).
• Veiller à l’organisation matérielle du bureau: espaces de travail ordonnés, classement des dossiers, gestion des courriels.

• Coordination de l’équipe et leadership
• Mobiliser, encadrer et superviser les membres de l’équipe dans leurs fonctions respectives.
• Planifier et animer les rencontres hebdomadaires de l’équipe (préparation des caucus du lundi).
• Assurer une présence minimale de deux membres de l’équipe au bureau durant les heures d’ouverture.
• Suivre l’évolution des dossiers traités par l’équipe et garantir le respect des délais.

• Soutien stratégique et politique
• Agir comme conseiller·ère auprès de la députée sur les enjeux politiques et les dossiers prioritaires.
• Superviser la rédaction des notes ministérielles et documents stratégiques.
• Assurer une veille active sur les programmes gouvernementaux et enjeux locaux.
• Collaborer aux dossiers majeurs en lien avec les ministères et partenaires.

• Gestion des communications et relations externes
• Coordonner l’agenda de la députée et du bureau (activités, rencontres, représentations).
• Identifier les activités du comté et assurer leur intégration dans les agendas (médias locaux, municipalités, réseaux sociaux).
• Représenter la députée lors d’événements, rencontres d’organismes communautaires et OBNL.
• Identifier les occasions de remises de certificats, médailles et reconnaissances.
• Assurer la réception et la gestion des communications entrantes (appels, courriels, demandes citoyennes).

• Gestion des dossiers citoyens et institutionnels
• Superviser la prise en charge des demandes citoyennes, municipales, communautaires et institutionnelles.
• Garantir la mise à jour quotidienne des suivis dans les outils internes (Excel, OneNote).
• S’assurer que les suivis téléphoniques et courriels sont effectués dans les délais prescrits (24 h).
• Soutenir l’équipe dans la recherche d’information et l’analyse des programmes gouvernementaux.

• Autres responsabilités
• Assurer la coordination des demandes SAB et la visibilité des activités.
• Participer à la planification stratégique du bureau et à l’amélioration continue des processus.
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du bureau de circonscription.

Résumé en une phrase

Le·la directeur·trice de bureau est le pilier organisationnel, stratégique et opérationnel du bureau de circonscription, garantissant une gestion efficace, un service citoyen exemplaire et un soutien optimal à la députée et à son équipe.