Êtes-vous passionné par l'hospitalité et la coordination d'événements mémorables? Joignez-vous à notre équipe dynamique où votre sens de l'organisation et votre créativité feront la différence. Si vous cherchez un rôle stimulant au cœur de l'action, c'est l'opportunité qu'il vous faut.

En tant que coordonnateur(trice) aux événements, vous serez le pilier de la réussite des séjours et événements de groupes à l’Auberge du Lac Taureau. Vous assurerez la coordination complète des événements en étroite collaboration avec les différents services internes (hébergement, restauration, entretien, activités, etc.) et constituerez le point de contact principal des clients.

Coordination des événements:

• Comprendre les besoins spécifiques des groupes et proposer des solutions personnalisées, en respect avec la réalité de chacun des départements de l’Auberge.
• Préparer les fonctions et transmettre les informations aux équipes concernées via les réunions de fonction.
• Participer aux visites de repérage et diriger les réunions pré-événement (pré-congrès).
• Inspecter les lieux avant l’arrivée des groupes pour assurer le bon déroulement des événements.

Relations clients:

• Maintenir une communication continue et professionnelle avec les organisateurs.
• Planifier avec les organisateurs les détails logistiques: menus, salles, équipements techniques, activités, prestataires externes.
• Répondre aux demandes particulières des groupes avec proactivité et créativité.

Gestion administrative:

• Configurer les groupes dans le système de réservation: tarifs, chambres, distribution des charges, etc.
• Effectuer la facturation pour chacun des groupes
• Documenter et archiver les éléments importants liés à chaque événement.
• Toute autre tâche connexe.

Communication interne:

• Assurer une excellente coordination entre les départements pour garantir une expérience client fluide.
• Être un lien facilitateur pour les gestionnaires d’équipe lors d’événements complexes.
• Participer activement aux réunions de l’équipe des ventes et à la communication interne.

ÊTES-VOUS FAIT POUR FAIRE PARTIE DE NOTRE ÉQUIPE?

Qualifications professionnelles:

• Expérience significative dans un poste similaire (hôtellerie, tourisme, événementiel).
• Expérience avec les marchés de type Tours & Voyages (un atout).
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

Compétences personnelles:

• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
• Sens aiguisé de l’organisation et de la planification.
• Leadership, autonomie et capacité à résoudre des problèmes avec créativité.
• Esprit d’équipe, dynamisme et professionnalisme.
• Sens développé du service à la clientèle.