RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Relevant de l’analyste fonctionnel, gestion de la relation client, le ou la coordonnateur.trice, intégrité des données et opérations courantes assure la qualité et la cohérence des données clients en effectuant une vigie quotidienne et en assurant la qualité, l’intégrité et la fiabilité des données clients. Il ou elle agit comme référence interne en matière de bonnes pratiques de gestion des données et veille au respect des standards organisationnels. En parallèle, la personne est responsable des opérations courantes telles que l’enregistrement des lots et le suivi des paiements. Elle collabore étroitement avec les départements concernés pour garantir l’efficacité et la conformité des processus liés aux ventes et à la philanthropie.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Intégrité de la base des données

• Assurer une vigie quotidienne des nouveaux comptes créés ainsi que les modifications apportées aux comptes existants dans la base de données clients du CRMS (rapports Constituent Audit Report et New Record Summary);
• Mettre en place des outils de contrôle des données (rapports, tableaux de bord, etc.);
• Mettre en place des processus et procédures de corrections internes et en assurer le suivi avec les équipes concernées;
• Assurer la fusion des comptes en double de manière quotidienne et au besoin, communiquer avec les équipes internes afin de s’assurer de la validité des informations;
• S’assurer du respect des processus et procédures, incluant les règles de nomenclatures pour tous les utilisateurs de la plateforme (codes de concerts, noms des forfaits, nom des listes et des rapports etc);
• Participer à la conception et à la diffusion des formations des superutilisateurs des autres services de l’OSM;
• S’assure de faire circuler l’information aux équipes utilisatrices quant aux changements de procédures ou processus, d’améliorations de fonctionnalités ou tout autre élément important touchant la plateforme de CRM;
• Réviser les nomenclatures des données passées et les corriger au besoin;
• Agir en tant que référence pour l’organisation sur les bonnes pratiques en matière de nomenclature;
• Faire des vérifications périodiques des commandes enregistrées afin de s’assurer de la bonne application des procédures;
• Agir comme responsable de la qualité, intégrité et fiabilité des données à l’OSM;
• Former, animer et collaborer avec un groupe de superutilisateurs;
• Gérer les droits et accès au CRM et être impliqué dans l’accueil des nouveaux employé.es quant à l’utilisation du CRM;
• Prendre en charge le processus du PNCA, une fois par année;
• Collaborer avec les différentes équipes et les conseillers sur les changements à venir sur la plateforme;

Opérations courantes

• Assurer l’enregistrement quotidien des lots (batch posting);
• Assurer le bon déroulement des paiements des dons mensuels et des paiements échelonnés lors de la période de renouvellement d’abonnement;
• Valider l’attribution des comptes de grands livres pour tous les produits mis en vente;
• S’assurer de l’intégration des données de l’inventaire de la PDA et des autres activités de l’OSM dans à la base de données de l’OSM;
• Programmer les ajustements dynamiques de prix dans le système, sous les recommandations de l’équipe des ventes et du service à la clientèle;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES DEMANDÉES

• Diplôme d'études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l'équivalent;
• Expérience pertinente d’un (1) à trois (3) ans dans une fonction similaire;
• Excellente maîtrise d’un système de gestion de la relation client (CRM);
• Bonne connaissance des principes de gestion de données, de nomenclature et de contrôle de qualité.
• Connaissance des processus comptables de base (ex.: lots, comptes de grand livre, reçus fiscaux);
• Bonne connaissance de la musique classique, un atout;
• Bonne connaissance du milieu culturel, un atout;
• Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais;
• Bonne maîtrise de la Suite Office.

COMPÉTENCES ET ATTITUDES ORGANISATIONNELLES REQUISES (VALEURS OSM)

• Excellence : dépassement – fierté – rigueur;
• Innovation : curiosité – créativité – audace;
• Passion : engagement – authenticité – plaisir;
• Générosité : respect – collaboration – ouverture.

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE

• Autonomie;
• Capacité de jugement;
• Communication verbale et écrite efficiente;
• Créativité et innovation;
• Disponibilité et flexibilité;
• Esprit de collaboration;
• Gestion des priorités / Temps;
• Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
• Habileté à travailler en équipe;
• Ouverture au changement;
• Sens de la planification et de l’organisation ;
• Souci élevé de la qualité du travail et rigueur dans l’exécution de son travail.