Who we are

Vivier Pharma is a Canadian pharmaceutical skincare company with over 25 years of expertise in the Medical Aesthetic Industry. Rooted in innovation and backed by science, our formulas are meticulously developed to prepare, target, moisturize, and protect the skin. We owe our success to our commitment to exceptional quality-delivering proven, high-performance skincare powered by the industry's most advanced ingredients and rigorous testing to deliver transformative skincare solutions. Our mission is to empower people to look and feel their best, through skincare that exceeds expectations and delivers The Beauty of Results.

About this role

We are currently looking for A People & Culture Specialist to join our team based out of our Vaudreuil-Dorion head office.

The People & Culture Specialist is responsible for supporting the delivery and administration of core human resources programs and processes across the organization. This role provides operational support in key areas such as recruitment coordination, employee lifecycle administration, training and development, benefits and compensation support, and HR compliance. The People & Culture Specialist ensures the accurate maintenance of employee records, assists with the implementation of HR initiatives, and helps ensure that policies and practices are applied consistently and in accordance with applicable employment legislation. This role contributes to fostering a positive workplace culture by providing professional, responsive support that reinforces the organization's values and employee experience.

What we offer

• Competitive salary and vacation
• Hybrid position - working both in-office and at home
• Full benefits, including health care spending and wellness account
• RRSP company matching contributions

• Paid personal/sick days
• Free product allowance
• Social events and recognition programs
• And most importantly...a fun team and great environment to work in!

What you will be responsible for

Employee Relations and HR Administration:

• Provide day-to-day support to employees on HR policies, procedures, and general workplace inquiries
• Help maintain positive employee relations by promoting respectful communication and supporting a healthy workplace culture
• Prepare documentation related to employee lifecycle events such as role changes, leaves of absence, and employment status updates
• Maintain accurate employee files and HRIS data while ensuring confidentiality and compliance with privacy standards
• Assist with data collection, reporting, and preparation of HR metrics or presentations
• Collaborate with other departments to ensure smooth implementation of HR initiatives
• Support process improvements that enhance HR efficiency and employee experience
• Assist with implementing workplace health and safety tasks and initiatives

Recruitment and Onboarding:

• Support the recruitment process by posting job openings, coordinating interviews, and communicating with candidates throughout the hiring process
• Coordinate onboarding activities for new employees including employment documentation, system access requests, and orientation scheduling
• Ensure new hire files and documentation are complete and compliant with company and legal requirements
• Contribute to a positive candidate and onboarding experience that reflects the company's culture and values

Benefits and Compensation Administration:

• Provide administrative support for employee benefits programs including enrollment, changes, and terminations
• Assist in maintaining compensation records, including salary changes, bonuses, and other compensation adjustments
• Support the preparation and communication of compensation and benefits information to employees

Policy Implementation and Compliance:

• Support compliance with applicable employment standards and workplace legislation
• Assist in the development, implementation and communication of HR policies, procedures, workplace guidelines, and internal documentation
• Monitor legislative developments and recommend updates to internal practice

Training and Development:

• Coordinate internal training sessions by scheduling sessions, preparing materials, and communicating logistics to participants.
• Track employee participation in mandatory and professional development training programs.
• Assist in maintaining training records and ensuring compliance with regulatory or company-required training.

Employee Engagement and Company Culture:

• Support initiatives that promote employee engagement, wellbeing, and a positive workplace culture
• Assist with the coordination of employee events, recognition programs, and internal communications
• Help administer employee surveys and compile feedback for review
• Contribute to initiatives that reinforce company values and strengthen employee experience

Office Administration:

• Draft, review and send company communications
• Order office and kitchen supplies (cleaning supplies, coffee/food, printer cartridges, office material, etc.)
• Work with external IT to ensure employees have adequate work tools
• Generate in-house contracts and other documents and liaise with Corporate Legal Counsel
• Review and code vendor invoices and receipts
• Coordinate charity event donations

What are we looking for

• Bachelor's degree in Human Resources, Industrial Relations, Business Administration, or a related field

• Strong knowledge of Québec employment standards and employment law
• Awareness of key regulations in other Canadian provinces is a plus (BC / AB / ON)
• Familiarity with HR policies and procedures
• Strong interpersonal and communication skills
• Detail-oriented with strong organizational abilities
• Ability to handle sensitive and confidential information
• Ability to act professionally with discretion
• Team player with a supportive and collaborative approach
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines
• Accurate record-keeping and HR reporting
• Proficiency with HRIS and applicant tracking systems
• Proficient in Microsoft Office - Word, Excel, and PowerPoint
• English language fluency is required for this job

If you are up for this exciting challenge and want to be part of a winning team, we would like to hear from you!

Vivier Pharma is an equal opportunity employer.

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Qui sommes-nous

Vivier Pharma est une entreprise pharmaceutique canadienne spécialisée dans les soins de la peau qui compte plus de 25 ans d'expertise dans le secteur de l'esthétique médicale. Ancrées dans l'innovation et étayées par la science, nos formules sont méticuleusement élaborées pour préparer, cibler, hydrater et protéger la peau. Nous devons notre succès à notre engagement envers une qualité exceptionnelle : offrir des soins de la peau éprouvés et hautement performants, élaborés à partir des ingrédients les plus avancés du secteur et soumis à des tests rigoureux afin de proposer des solutions de soins transformatrices. Notre mission est de permettre à chacun de se sentir bien dans sa peau et de rayonner, grâce à des soins de la peau qui dépassent les attentes et offrent des résultats esthétiques exceptionnels.

À propos de ce poste

Nous sommes actuellement à la recherche d'un spécialiste du personnel et de la culture pour se joindre à notre équipe basée à notre siège social de Vaudreuil-Dorion.

Le spécialiste du personnel et de la culture est responsable de soutenir la mise en oeuvre et l'administration des principaux programmes et processus de ressources humaines au sein de l'organisation. Ce rôle apporte une aide opérationnelle dans des domaines clés, tels que la coordination du recrutement, l'administration du cycle de vie des employés, la formation et le perfectionnement, l'administration des avantages sociaux et de la rémunération, ainsi que la conformité en matière de ressources humaines. Le spécialiste du personnel et de la culture s'assure de la précision et de la mise à jour des dossiers des employés, participe à la mise en oeuvre des initiatives RH et contribue à garantir l'application uniforme des politiques et des procédures, conformément aux lois du travail en vigueur. Ce rôle contribue à maintenir un milieu de travail positif en offrant un soutien professionnel et efficace qui reflète les valeurs de l'organisation et qui favorise une expérience positive pour les employés.

Ce que nous offrons

• Salaire et vacances compétitifs
• Poste hybride - travaille au bureau et à la maison
• Avantages sociaux complets, comprenant un compte santé et un compte bien-être
• Équilibre du REER de l'entreprise
• Journées personnelles/de maladie payées
• Allocation pour produits gratuits
• Événements sociaux et programmes de reconnaissance
• Et le plus important... une équipe amusante et un environnement de travail formidable !

Ce dont vous serez responsable

Gestion des relations avec le personnel et administration des ressources humaines :

• Offrir un accompagnement quotidien aux employés sur les politiques et procédures RH, ainsi que pour des questions générales touchant au milieu de travail
• Participer au maintien de bonnes relations avec les employés en favorisant un climat de communication respectueuse et un milieu de travail sain
• Préparer la documentation concernant les étapes du cycle de vie du personnel, en particulier les changements de poste, les congés autorisés et les mises à jour du statut d'emploi
• Assurer l'exactitude des dossiers des employés et des données du SIRH, tout en respectant la confidentialité et les normes de protection des renseignements personnels
• Contribuer à la collecte de données, à la production de rapports et à la préparation d'indicateurs ou de présentations RH
• Collaborer avec les autres départements afin d'assurer la mise en oeuvre efficace des initiatives RH
• Contribuer à l'optimisation des procédures pour renforcer l'efficacité des ressources humaines et améliorer l'expérience des employés
• Participer à la mise en oeuvre des activités et initiatives liées à la santé et à la sécurité au travail

Recrutement et intégration :

• Aider au processus de recrutement en publiant les offres d'emploi, en organisant les entretiens et en maintenant une communication constante avec les candidats pendant toute la durée du processus d'embauche
• Assurer la coordination des procédures d'intégration pour les nouveaux employés, y compris la préparation des documents d'embauche, la demande d'autorisation d'accès aux systèmes et l'organisation de l'orientation
• Veiller à ce que les dossiers et documents des nouveaux employés soient complets et conformes aux exigences de l'entreprise et aux obligations légales
• Contribuer à offrir une expérience positive aux candidats et aux nouveaux employés lors de l'intégration, en reflétant la culture et les valeurs de l'entreprise

Administration des avantages sociaux et de la rémunération :

• Offrir une assistance administrative aux programmes d'avantages sociaux du personnel, en gérant les inscriptions, les modifications et les cessations d'emploi
• Contribuer à la mise à jour des dossiers de rémunération, en incluant les hausses de salaire, les primes et autres ajustements salariaux
• Contribuer à l'élaboration et à la diffusion de l'information concernant la rémunération et les avantages sociaux auprès des employés

Mise en oeuvre des politiques et conformité :

• Contribuer au respect des normes d'emploi en vigueur et de la législation en matière de travail
• Participer à l'élaboration, à la mise en oeuvre et à la communication des politiques et procédures RH, des lignes directrices en milieu de travail et de la documentation interne
• Suivre l'évolution de la législation et recommander des mises à jour aux pratiques internes

Formation et perfectionnement :

• Organiser les séances de formation internes en programmant les sessions, en préparant les ressources et en informant les participants des détails pratiques
• Assurer le suivi de la participation des employés aux programmes de formation et de perfectionnement professionnel obligatoires
• Contribuer à la tenue à jour des dossiers de formation et veiller au respect des exigences de formation réglementaires ou internes

Mobilisation des employés et culture d'entreprise :

• Appuyer les initiatives visant à promouvoir l'engagement des employés, leur bien-être et un milieu de travail positif
• Contribuer à la coordination des activités pour les employés, des programmes de reconnaissance et des communications internes
• Participer à l'administration des sondages auprès des employés et à la compilation des commentaires pour analyse
• Contribuer aux initiatives qui renforcent les valeurs de l'entreprise et l'expérience employé

Administration du bureau :

• Rédiger, réviser et diffuser les communications de l'entreprise
• Commander les fournitures de bureau et de cuisine (produits d'entretien, café/nourriture, cartouches d'imprimante, matériel de bureau, etc.)
• Travailler avec les fournisseurs TI externes afin de s'assurer que les employés disposent des outils de travail nécessaires
• Rédiger les contrats internes et autres documents, tout en maintenant une communication étroite avec le conseiller juridique de l'entreprise
• Examiner et codifier les factures et les reçus des fournisseurs
• Coordonner les dons pour les événements caritatifs

Ce que nous recherchons

• Baccalauréat en ressources humaines, en relations industrielles, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Minimum de trois (3) ans d'expérience en ressources humaines dans un rôle de généraliste
• Excellente connaissance des normes du travail et du droit du travail au Québec
• Connaissance des principales réglementations en vigueur dans d'autres provinces canadiennes (C.-B., Alb., Ont.) - un atout
• Bonne connaissance des politiques et procédures RH
• Solides aptitudes interpersonnelles et de communication
• Grand souci du détail et solides capacités d'organisation
• Capacité à traiter des renseignements sensibles et confidentiels
• Capacité à agir de manière professionnelle et à faire preuve de discrétion
• Esprit d'équipe et approche collaborative axée sur le soutien
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances
• Rigueur dans la tenue des dossiers et la production de rapports RH
• Maîtrise des SIRH et des systèmes de suivi des candidatures
• Maîtrise de Microsoft Office - Word, Excel et PowerPoint
• La maîtrise parfaite de l'anglais est requise pour ce poste

Si vous êtes prêt à relever ce défi passionnant et que vous souhaitez faire partie d'une équipe gagnante, nous aimerions vous entendre !

Vivier Pharma est un employeur offrant l'égalité des chances.

Afin d'alléger le texte, le genre masculin a été utilisé pour désigner tant les femmes que les hommes.