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VOTRE MANDAT EN BREF

La personne titulaire de cette fonction a le mandat d’assurer le secrétariat et le soutien administratif pour les membres de son secteur et du secteur des communications.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet administratif :

  • Offrir un soutien administratif et logistique dans l’organisation et la réalisation des événements: cérémonie de bourses, événement de reconnaissance, événement À l'honneur et tout autre événement de la Fondation;
  • Traiter les appels, le courrier et les courriels du département en lien avec les événements;
  • Collaborer à la réalisation des documents relatifs aux événements, formulaires de réservation et d’invitation;
  • Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces;
  • Effectuer les comptes rendus de réunion;
  • Contribuer à la production des bilans de chaque événement;
  • Assurer la mise à jour de la liste des paiements faits aux fournisseurs;
  • Aider à la préparation de rapports;
  • Assurer la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation;
  • Préparer les présentations pour les partenaires d'affaires;
  • Effectuer un soutien administratif relativement au sociofinancement.

Volet base de données :

  • S’assurer que les activités, relations, transactions, communications pertinentes, etc. de la Fondation soient documentées et mises à jour dans la base de données;
  • Préparer des exportations de la base de données, bâtir des listes de diffusion;
  • Faire des envois massifs de courriels;
  • Faire des requêtes dans la base de données et sortir des statistiques;
  • Être responsable des formulaires de demande au secteur des technologies de l’information.
  • Effectuer toute autre tâche ou responsabilité à la demande du supérieur immédiat.

PROFIL RECHERCHÉ

  • Posséder une à deux années d’expérience administrative pertinente, la connaissance du milieu universitaire et de la philanthropie constitue un atout;
  • Démontrer d’excellentes habiletés en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, maîtriser le français (l’anglais constitue un atout);
  • Maitrises des outils de la Suite Office 365 – Excellente habileté avec Excel;
  • Être capable d’utiliser avec aisance les bases de données - Connaissance de Raiser's Edge, Prodon, Donor
  • Perfect, un atout;
  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, un atout;
  • Avoir de la rigueur et le souci du détail;
  • Avoir une bonne capacité d’adaptation, d’organisation et de priorisation du travail;
  • Avoir la capacité de travailler sous pression;
  • Démontrer de fortes habiletés en relations interpersonnelles;
  • Avoir un bon esprit d’équipe;
  • Faire preuve d’autonomie, de créativité et de flexibilité;
  • Disponible pour travailler à l’occasion, lors des événements, à l’extérieur de l’horaire régulier.

CONDITIONS D’EMPLOI

  • Poste permanent à temps plein;
  • Travail en mode hybride;
  • Possibilité d’horaire flexible de 9 jours sur 2 semaines après la période de probation;
  • Programme de REER collectif, assurances collectives;
  • 15 jours fériés par année et 20 jours de vacances après un an;
  • Horaire d’été de 4 jours/semaine durant 10 semaines;
  • Bureaux près des transports en commun;
  • Ambiance de travail dynamique et chaleureuse;
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible.