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LA NATURE DE VOTRE TRAVAIL :

Dans le cadre de vos fonctions, vous relèverez de la direction générale des deux institutions. Votre rôle consiste plus spécifiquement à effectuer des tâches administratives pour soutenir le travail de la directrice générale et de la coordonnatrice à la direction générale. De plus, vous participerez aux opérations administratives reliées aux ressources humaines. 

VOS TÂCHES ET VOS DÉFIS :

  • Gérer l’agenda de la directrice générale et de la coordonnatrice à la direction générale;
  • Concevoir, rédiger, saisir, corriger et effectuer la mise en page des documents tels que des lettres, rapports, politiques, etc.;
  • Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations et la préparation du matériel et des documents nécessaires pour les personnes participantes;
  • Assurer la coordination entre l’Association de parents et la direction générale;
  • Assurer la coordination entre la Fondation du Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie et la direction générale;
  • Assurer la coordination entre la Fondation Vincent-d'Indy et la direction générale;
  • Assurer le suivi des demandes de financement;
  • Collaborer avec la personne supérieure immédiate dans la gestion des dossiers du personnel;
  • Gérer le bassin de candidatures de l’école;
  • Assurer la coordination du processus d’embauche (affichage des offres d’emploi, sélection des CV, dossiers d’entrevues, contact des candidats, dossier d’embauche, contrats et charges de travail);
  • Coordonner l’arrivée du nouveau personnel (clés, cartes magnétiques, guide du personnel, casiers, etc.);
  • Participer à l’élaboration du système de classement et à l’archivage des documents.

 LA PERSONNE QUE NOUS RECHERCHONS DOIT :

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou une attestation d’études reconnue au Québec;
  • Avoir au moins trois (3) années d’expérience pertinente et de bonnes connaissances en bureautique;
  • Posséder une excellente maitrise du français parlé et écrit;
  • Posséder un bon niveau d’anglais parlé et écrit;
  • Maitriser les logiciels de la suite Microsoft Office, dont Word, Excel et PowerPoint.

NOTRE COLLÈGUE IDÉAL OU IDÉALE :

  • Est sympathique et a un bon esprit de collaboration;
  • Peut travailler sur plusieurs dossiers simultanément, de façon autonome ou en équipe;
  • A un bon sens de l’organisation et sait établir ses priorités;
  • Se distingue par son initiative et sa capacité d’adaptation;
  • Est reconnue pour offrir un service à la clientèle hors pair;
  • Fait preuve de grande discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions;
  • Fait preuve d’intelligence sociale et aime travailler en équipe. 

CE QUE NOUS OFFRONS :

Travailler au Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie et à l’École de musique Vincent-d’Indy, c’est évoluer dans des milieux qui accordent une importance au développement professionnel, à la conciliation travail et vie personnelle, et au bienêtre des élèves et des membres du personnel. Plusieurs avantages sociaux s’ajoutent à l’échelle salariale, dont un régime de pension, des assurances collectives, l’accès à des services psychosociaux et de télémédecine, des journées santé et quatre semaines de vacances.  

Pour découvrir les avantages : https://www.psnm.qc.ca/fr/carrieres/avantages-de-travailler-au-psnm

Taux horaire : Selon la politique salariale en vigueur

Nature du poste : Poste régulier à temps complet – 35 heures / semaine

Date d’entrée en fonction : Dès que possible