AGORA c’est… une firme d’organisation de congrès, d’événements et de réunions avec des bureaux à Québec et Montréal. Notre équipe est fière d’avoir contribué au succès de plus de 3 000 événements au cours des 26 dernières années. Pendant la pandémie, Agora s’est fortement positionnée comme un leader de l’industrie en matière d’événements virtuels et depuis 2022 reprend à vitesse grand V le présentiel.

Travailler chez nous c’est… Travailler sur des projets stimulants avec une équipe de feu qui travaille réellement en collaboration et qui a à cœur le succès de tous ! C’est avoir de la latitude et participer activement à l’amélioration et l’innovation des projets internes et externes. C’est de pouvoir adapter son horaire à sa vie personnelle et maîtriser son temps.

Nos valeurs… L’entraide - Le dévouement - L’approche humaine

Dans l’industrie, nous sommes reconnus pour… Notre professionnalisme et notre expertise qui sont mis au profit des clients.

Les principales tâches du coordonnateur.trice aux inscriptions consistent à :

  • Créer et gérer des formulaires d’inscription en ligne à partir d’outils spécialisés;
  • Gérer des bases de données;
  • Effectuer les suivis des inscriptions reçues :
  • Répondre aux demandes et aux questions des participants (téléphone et gestion de boites courriels de congrès);
  • Entrée de données manuelle au besoin et contrôle de la qualité des données;
  • Traitement des paiements, émissions des remboursements, facturation et préparation des reçus;
  • Envoi de documents de confirmation pour demandes de visa;
  • Conception graphique et assemblage de cocardes;
  • Programmer et générer des rapports se rapportant à la gestion des données d’inscription à partir des bases de données tels que:
  • Production de rapports d’inscriptions pour suivis clients;
  • Production de listes pour gestion d’événement sur site (participants, allergies, soldes dus, inscriptions par statut, etc.);
  • Gestion des comptes bancaires d’événement :
  • Traitement des dépôts (compte marchand, paiements, remboursement);
  • Réconciliations bancaires post‐événement;
  • Assurer les inscriptions des participants VIP sur site tels que les membres du comité organisateur, les exposants, les conférenciers et les commanditaires (via des codes promotionnels);
  • Exécuter toute autre tâche connexe au besoin.

Te reconnais-tu?

  • Tu détiens un BAC en administration, marketing, communications, gestion de projet, tourisme (ou autre domaine connexe)
  • Tu as de l'expérience en gestion des inscriptions (3-5 ans)
  • Tu as de l'expérience dans le gestion d'événements scientifiques
  • Tu as une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Tes méthodes de travail sont hyper structurées
  • Les demandes et changements de dernière minute ne t'effraient pas
  • Tu sais gérer plusieurs dossiers en même temps et tu sais gérer tes priorités
  • Tu as un talent pour le service à la clientèle
  • Tu n’as pas peur de relever des défis et sortir de ta zone de confort pour évoluer professionnellement
  • Tu adhères à l'adage « à tout problème il y a une solution » et tu prends les problèmes et les imprévus comme des défis à relever
  • Travailler quelques soirs/fin de semaines et aller à l’extérieur quelques jours 3-4 fois par année surtout le printemps et l’automne ça te parle ?… tu voudrais même rester à destination quelques jours de plus pour faire du tourisme

On a peut-être quelque chose d’intéressant pour toi…

  • Un poste permanent à temps plein (37,5h/semaine) n’importe où mais de préférence dans un fuseau horaire proche du UTC-5 (nous avons des bureaux à ta disposition à Québec et à Montréal) ;
  • Du télétravail la majorité du temps ;
  • Un horaire flexible ;
  • Un bonus à la performance allant jusqu’à 10% de ton salaire ;
  • Une contribution REER de l’employeur ;
  • Un programme d’assurances collectives (après 3 mois) ;
  • 3 semaines de vacances rémunérées par année (6%) ;
  • Nos bureaux sont fermés 2 semaines à Noël - compensable par ta banque d'heures accumulées (nous payons entre 4 et 6 jours fériés, ce qui est plus généreux que ceux prescrits par les normes du travail) ;
  • Un plan d’intégration détaillé, un suivi officiel après 2 semaines, 1 mois et 3 mois ;
  • Du mentorat professionnel ;
  • Des collègues de feu axés à la fois sur la performance et le plaisir ;
  • Des activités sociales payées par l’entreprise !

On a déjà hâte de recevoir ton CV ; tu peux aussi nous écrire directement sur LinkedIn si tu as des questions.

Merci à tous ceux qui postuleront, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées par courriel.


Informations supplémentaires

Jean-François Parisé
Télétravail, Qc

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Tu as déjà utilisé des plateformes d'inscription comme CEvent, SpotMe, Stova ou Swapcard?

Tu as déjà géré des appels de communication pour des événements scientifiques?

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