La personne responsable des événements et des projets spéciaux joue un rôle clé dans la planification et la coordination des activités du CILQ, en étroite collaboration avec la direction. Elle assure le bon déroulement des événements de l’association, en supervisant chaque étape, de la conception à la réalisation. En parallèle, cette personne gère des projets spéciaux visant à promouvoir les produits laitiers ciblés par la direction, en coordonnant les travaux nécessaires à leur mise en œuvre.

VOS PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Planifier, organiser et coordonner les événements du CILQ

• Collaborer avec la responsable des communications pour assurer la planification, l’organisation et la coordination de l’AGA, de l’événement estival, du congrès et de tout autre événement confié par la direction.
• Identifier, évaluer et recommander les lieux d’accueil potentiels en fonction des besoins de l’événement.
• Négocier les contrats avec les hôtels et autres fournisseurs pour les chambres, salles, repas et services techniques.
• Définir les besoins techniques, négocier les contrats de service et superviser leur mise en place.
• Concevoir et organiser la programmation récréative et sociale (activités sociales, garderie, gala, etc.).
• Élaborer les budgets, assurer le suivi des dépenses et veiller au respect des paramètres financiers.
• Développer et gérer le plan de commandites, recruter de nouveaux partenaires et coordonner la visibilité des commanditaires, en collaboration avec la responsable des communications.
• Participer à la conception de la programmation des événements, incluant la recherche de conférenciers et la sélection des activités.
• Assurer le suivi logistique auprès des conférenciers, de la signature des contrats à la production de la documentation, en passant par la gestion des échéanciers et des besoins techniques.
• Produire la documentation nécessaire (ordres du jour, supports visuels, documents des participants) et superviser le bon déroulement des événements sur place.

Gérer les projets spéciaux

• Coordonner les projets spéciaux visant la promotion des produits laitiers ciblés par la direction, en collaboration avec la responsable des communications et le PDG.
• Élaborer les budgets des projets et assurer le suivi financier.
• Négocier les contrats requis pour la réalisation des projets.
• Contribuer à la mise en œuvre des projets tels que le Prix Donat-Roy et le programme de bourses d’études du CILQ.

QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire ou collégial en gestion d’événements, communication, marketing, administration ou toute autre formation pertinente.
• Entre 5 et 10 ans d’expérience en organisation d’événements, incluant la planification, la logistique et la gestion budgétaire.
• Expérience en développement de partenariats financiers, notamment en recherche de commandites et négociation d’ententes.
• Expérience en gestion de projets, avec la capacité de mener plusieurs dossiers simultanément.

• Organisation et gestion du temps : Capacité à gérer plusieurs événements et projets à la fois, en respectant les délais et les budgets.
• Leadership et autonomie : Aptitude à travailler de manière proactive et à prendre des décisions éclairées.
• Esprit d’équipe : Capacité à collaborer avec différents intervenants internes et externes, incluant la direction, les partenaires et les fournisseurs.
• Négociation et relations interpersonnelles : Habileté à établir et entretenir des relations avec des commanditaires, fournisseurs et partenaires.
• Communication : Excellente capacité de rédaction et de communication pour assurer la promotion des événements.
• Créativité et sens de l’innovation : Aptitude à développer des concepts d’événements engageants et à proposer des idées novatrices pour maximiser l’impact des projets.
• Maîtrise des outils numériques : Connaissance des logiciels de gestion d’événements, de conception graphique et de plateformes de communication (ex. : PowerPoint, Canva, plateforme d’inscription).