SOMMAIRE DU POSTE 

La Responsable administrative et événements assiste la directrice générale et la directrice stratégie de contenu et service aux membres dans la réalisation des tâches administratives courantes et des mandats qui lui sont confiés, afin de faciliter l’atteinte des objectifs, enjeux et orientations stratégiques de l’Association. 

Dans son rôle de bras droit, elle apporte son soutien dans la préparation et la coordination des dossiers  administratif et des événements. Très à l’aise avec les technologies, elle maîtrise l’informatique et les logiciels de bureautique. Autonome, elle possède les compétences et qualités personnelles liées à ce niveau de fonction. Elle contribue à l’accroissement du rayonnement de l’AFFQ à l’ère numérique.  

LES AVANTAGES DE L’EMPLOI  

• Faire partie du réseau de l’AFFQ 
• Le sentiment de faire une différence dans la vie des gens  
• Opportunité d’être présente aux ateliers de formation et de bénéficier du partage de connaissance 
• Travailler auprès de membres bénévoles engagées !  
• Les horaires et les congés sont flexibles 

RESPONSABILITÉS 

• Responsable de certaines tâches administratives : gestion du service à la clientèle, suivi des demandes d’adhésion individuelle et de groupe, des comptes recevables, facturation des événements et/ou remboursements, note de crédit, etc. 
• Prépare et coordonne de façon proactive les dossiers et la logistique des événements réguliers, des réunions, des rencontres internes ou externes 
• Est présente à tous les événements tenus en présentiel, s’occupe de l’accueil, de la gestion des fournisseurs 
• Prépare les déroulements de chaque événement (virtuel ou présentiel) 
• Responsable du soutien technique des événements (Zoom, Teams, etc.). Exemple : être présente lors des événements virtuels, planifier et effectuer des tests techniques, accompagner les utilisateurs de ces plateformes pour le bon déroulement, etc.  
• Reçoit les appels téléphoniques, fait le soutien aux membres et traite les courriels en général 
• Effectue la mise en ligne d’invitations sur le site web et sur Eventbrite et de sondages (google form) etc. 
• Gère le calendrier des réunions des différents comités (création de Doodle), en fait le suivi. Gère le calendrier des membres-vedettes de la semaine sur le site 
• Prête main-forte aux 15 comités dans leurs demandes pour certaines tâches. Ex.: Femmes au CA, Mentorat, Cercles d’enrichissement, Relève, Rayonnement provincial... 
• Appuie tout le volet clérical du prestigieux Gala annuel Les Talentueuses 
• Affiche sur le site web les offres d’emploi des membres et/ou partenaires financiers 
• Fait la mise en page, la révision et correction de documents et de présentations à l’aide de différents logiciels 

COMPÉTENCES et EXPÉRIENCE 

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire   
• Diplôme d’études collégiales dans un domaine connexe, un atout 
• Expression et rédaction française impeccable; bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit 
• Compétences en rédaction, en communication, révision de textes et lecture d’épreuves 
• Compétences informatiques et techniques solides de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) Connaissance de SharePoint et Canva, Teams, Zoom, Hubspot et Eventbrite sont des atouts 
• Compétence en montage vidéo de base, un atout 
• Agilités en communication marketing 

COMPÉTENCES ET APTITUDES 

• Aptitudes organisationnelles développées; vous êtes structurée et proactive, apte à gérer plusieurs dossiers à la fois et reconnue pour votre capacité de planifier, de gérer et d’établir des priorités en vue de respecter les échéanciers souvent changeants 
• Faites preuve d’une grande capacité d’apprentissage et d’adaptation 
• Faites preuve d’initiative, de patience et de leadership tout en sachant autogérer votre travail, avec un minimum de supervision et réagir efficacement aux situations inattendues 
• Possédez un esprit d’équipe, par vos habiletés en matière de communication et de relations interpersonnelles en plus de faire preuve de respect et d’intégrité 
• Usez de tact, sens politique, jugement, rigueur et démontrez une grande attention aux détails 
• Faire preuve d’intelligence émotionnelle 
• Détenez un haut niveau d’éthique et de professionnalisme; maintenez une stricte confidentialité en tout temps; vous êtes digne de confiance 
• Maintenez des relations professionnelles productives avec les collaborateurs internes et externes 
• Faites preuve d’anticipation en faisant part à vos supérieurs de vos observations et réflexions de façon constructive et d’un intérêt marqué à prendre en charge de nouveaux dossiers pertinents 
• Avez une sensibilité pour les valeurs d’équité et de parité et appuyez la vision et la mission de l’Association des femmes en finance du Québec  www.affq.org 

CONDITIONS DE TRAVAIL 

• Emploi à temps plein (35 heuressemaine) (occasionnellement doit être disponible tôt le matin et en soirée) 
• Salaire compétitif selon l’expérience et les compétences entre 45 000$ et 57 000$ 
• Avantages sociaux + régime de retraite 
• Mode hybride de télétravail et présentiel flexible et selon les besoins 
• 4 semaines de vacances  

À l’Association des femmes en finance du Québec nous utilisons d’emblée le féminin dans nos communications. Ce poste est ouvert toutes et à tous.  

Regroupant des femmes de carrière évoluant dans des postes du domaine de la finance au Québec, l’AFFQ est un regroupement et propose un lieu d’échange qui se consacre à l’avancement professionnel des femmes. Notre organisation s’emploie également à influencer les décideurs et les acteurs-clés du développement économique du Québec, en prenant position sur des faits d’actualité financière et économique touchant particulièrement les femmes.