Job Requisition ID #

24WD80383

Présentation du poste

êtes-vous passionné(e) par la création d'expériences inoubliables? Vous épanouissez-vous dans des environnements dynamiques et excellez-vous à gérer chaque détail à la perfection ? Autodesk est à la recherche d'un coordonnateur ou d'une coordonnatrice de l'expérience événementielle en milieu de travail, dévoué(e) et dynamique, pour se joindre à notre équipe de Montréal. Ce rôle est essentiel pour s'assurer que nos événements - à la fois hors site et sur site - sont exécutés de manière irréprochable, laissant une impression durable sur tous les participants.

Le titulaire de ce poste travaillera dans nos bureaux de Montréal et relèvera du gestionnaire du milieu de travail de Montréal.

Responsabilités

Gestion des événements : être le principal point de contact pour tous les besoins liés aux événements, en veillant à ce que l'expérience soit la meilleure possible

Coordination : gérer tous les éléments des exigences des événements, y compris les menus, la signalisation, l'aménagement des salles, l'audiovisuel, la comptabilité, les VIP, le stationnement et les activités hors site

Logistique : sécuriser et gérer les espaces de réunion, en s'assurant qu'ils répondent aux besoins du groupe

Liaison : assurer la liaison avec les fournisseurs, les équipes audiovisuelles et la comptabilité, en veillant à ce que la coordination et la facturation se fassent sans heurts

Préparation : rencontrer les hôtes de l'événement 4 à 6 semaines avant l'événement pour coordonner les activités et la restauration

Exécution : superviser les événements, en fournissant des comptes rendus détaillés et en distribuant au personnel des documents sur le déroulement de l'événement

Cohérence : défendre les normes, les modèles d'événements et les guides de vente pour assurer la cohérence dans tous les espaces Autodesk Conference Experience (ACE)

Commentaires et rapports : contrôler le retour d'information, analyser les données et créer des rapports pertinents afin d'améliorer continuellement les services

Gestion du budget : compiler les budgets finaux et veiller à ce qu'ils soient correctement introduits dans les outils et tableaux de bord pertinents

Responsabilités en milieu de travail

Soutien à la stratégie événementielle : défendre et soutenir tous les aspects de la stratégie, de la planification et de l'exécution des événements en milieu de travail

Communication : mettre à jour les sites SharePoint internes et fournir des informations aux organisateurs potentiels d'événements

Innovation : piloter de nouvelles initiatives pour automatiser, étendre et rationaliser les services événementiels

Influence sur les médias sociaux : devenir l'influenceur du site Autodesk de Montréal sur les médias sociaux, en stimulant l'engagement grâce à un contenu créatif sur Slack, MS Teams et les courriels

Rôles de soutien : servir d'appui à la réception et au coordinateur du milieu de travail, en aidant à l'installation de l'équipement audiovisuel et à d'autres tâches administratives

Intégration des nouveaux employés : aider à l'intégration des nouveaux employés, à la planification, aux initiatives et à la mise en place d'une expérience exceptionnelle

Ambassadeur(trice) de la marque : représenter Autodesk en tant qu'ambassadeur(trice) de la marque, en organisant des visites pour les clients, les visiteurs, les invités et les nouveaux employés

Exigences minimales

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en commerce, en événementiel, en hôtellerie ou d'une expérience équivalente

• vous avez au moins 3 ans d'expérience en gestion de lieux de travail et d'événements, notamment dans l'hôtellerie et la gestion d'événements de grande envergure

Vous avez des compétences avancées : (Excel (capable d'exécuter des fonctions complexes), PowerPoint, Word) et une connaissance pratique de SharePoint

La personne idéale

Expérience : expérience éprouvée en matière de gestion et de coordination d'événements

Compétences : solides compétences en matière d'organisation, de multitâche et de communication

Flexibilité : capacité à travailler selon un horaire flexible en fonction des besoins

Créativité : un don pour la résolution créative de problèmes et l'innovation

Maîtrise des technologies : maîtrise des plateformes de médias sociaux et des outils de communication internes

Orientation client : la passion d'offrir des expériences exceptionnelles aux clients

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Position Overview: Are you passionate about creating unforgettable event experiences? Do you thrive in dynamic environments and excel at managing every detail to perfection? Autodesk is seeking a dedicated and dynamic Workplace Event Experience Coordinator to join our team in Montreal. This role is pivotal in ensuring our events - both offsite and onsite - are executed flawlessly, leaving a lasting impression on all attendees.

This role will be in onsite in our Montreal office and will report to Montreal Workplace Manager.

Responsibilities

Event Management: Be the primary point of contact for all event-related needs, ensuring best-in-class experiences

Coordination: Handle all elements of event requirements including menus, signage, room setup, AV, accounting, VIPs, parking, and off-site activities

Logistics: Secure and manage meeting spaces, ensuring they meet the needs of the group

Liaison: Act as the main liaison with support vendors, AV teams, and accounting, ensuring seamless coordination and billing

Preparation: Meet with event hosts 4-6 weeks prior to events to coordinate activities and catering

Execution: Oversee events, providing detailed recaps and distributing Run of Show documents to staff

Consistency: Champion standards, event templates, and playbooks to ensure consistency across all Autodesk Conference Experience (ACE) spaces

Feedback & Reporting: Monitor feedback, analyze data, and create insightful reports to continuously improve services

Budget Management: Compile final budgets and ensure accurate input into relevant tools and dashboards

Workplace Responsibilities

Event Strategy Support: Champion and support all aspects of Workplace event strategy, planning, and execution

Communication: Update internal SharePoint sites and provide information to potential event planners

Innovation: Pilot new initiatives to automate, scale, and streamline event services

Social Media Influence: Become the Autodesk Montreal site social media influencer, driving engagement through creative content on Slack, MS Teams, and emails

Support Roles: Serve as backup for reception and Workplace Coordinator, assisting with AV setup and other administrative tasks

New Hire Onboarding: Assist with new hire onboarding, planning, initiatives, and providing a stellar experience

Brand Ambassador: Represent Autodesk as a brand ambassador, providing tours to customers, visitors, guests, and new hires

Minimum Qualifications

You have a Bachelor's degree in business, events, hospitality or equivalent relevant experience; 3+ years' experience workplace and event management, including experience in hospitality and handling large events

You have advanced skills: (Excel (can perform complex functions) , PowerPoint, Word) and a working knowledge of SharePoint

The Ideal Candidate

Experience: Proven experience in event management and coordination

Skills: Strong organizational, multitasking, and communication skills

Flexibility: Ability to work a flexible schedule as needed

Creativity: A knack for creative problem-solving and innovation

Tech-Savvy: Proficiency with social media platforms and internal communication tools

Customer Focus: A passion for delivering exceptional customer experiences

#LI-RB1

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About Autodesk / À propos d'Autodesk

Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software - from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.

We take great pride in our culture here at Autodesk - our Culture Code is at the core of everything we do. Our values and ways of working help our people thrive and realize their potential, which leads to even better outcomes for our customers.

When you're an Autodesker, you can be your whole, authentic self and do meaningful work that helps build a better future for all. Ready to shape the world and your future? Join us!

Bienvenue à Autodesk ! Des choses incroyables sont créées chaque jour avec nos logiciels - des bâtiments les plus écologiques et des voitures les plus propres aux usines les plus intelligentes et aux plus grands films à succès. Nous aidons les innovateurs à transformer leurs idées en réalité, transformant non seulement la façon dont les choses sont faites, mais ce qui peut être fait.

Nous sommes très fiers de notre culture ici chez Autodesk - notre code en matière de culture est au coeur de tout ce que nous faisons. Nos valeurs et nos méthodes de travail aident nos employés à prospérer et à réaliser leur potentiel, ce qui conduit à des résultats encore meilleurs pour nos clients.

Lorsque vous êtes un employé Autodesk, vous pouvez être entier et authentique et effectuer un travail significatif qui aide à construire un avenir meilleur pour tous. Prêt à façonner le monde et votre avenir? Joignez-vous à nous !

Salary transparency / Transparence salariale

Salary is one part of Autodesk's competitive compensation package. Offers are based on the candidate's experience and geographic location. In addition to base salaries, we also have a significant emphasis on discretionary annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock or long-term incentive cash grants, and a comprehensive benefits package.

Le salaire est l'un des éléments de l'offre compétitive d'Autodesk. Les offres sont basées sur l'expérience et la situation géographique du candidat. Outre les salaires de base, nous accordons également une grande importance aux primes annuelles discrétionnaires en espèces, aux commissions pour les fonctions de vente, aux actions ou aux primes d'encouragement à long terme en espèces, ainsi qu'à un ensemble complet d'avantages sociaux.

Diversity & Belonging / Diversité et appurtenance

We take pride in cultivating a culture of belonging and an equitable workplace where everyone can thrive. Learn more here:

https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging

Nous sommes fiers de cultiver une culture d'appartenance et un milieu de travail équitable où tout le monde peut s'épanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici :

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