OFFRE D’EMPLOI : Responsable en coordination administrative et services aux membres

Lieu de travail : 5349, 4e Avenue, Montréal (Québec) H1Y 2V4

Date limite de candidature : Jeudi 12 septembre 2024

Entrée en poste prévisionnelle: dès que possible

À PROPOS DE L’ORGANISATION :

La Société de développement commercial (SDC) La Promenade Masson est un organisme sans but lucratif (OSBL), opérant depuis 1981. Elle représente 140 entreprises opérants sur la rue Masson entre Bd D’Iberville et la 12e avenue.

MISSION

Promouvoir et développer l’artère commerciale « La Promenade Masson », lui assurer un rayonnement optimal

VISION

Par son engagement, la SDC vise à créer un milieu de vie citoyen dynamique et créatif qui génère des retombées économiques et sociales sur son territoire.

VALEURS

Pragmatisme. Efficacité. Proximité. Transparence. Intégrité. Authenticité.

À PROPOS DU POSTE

Relevant de la Direction générale, vous agirez à titre de Responsable en coordination administrative et services aux membres. Vous évoluerez en étroite relation avec la direction générale, les administrateurs, les membres et le personnel de la SDC. Votre rôle consiste à vous acquitter de diverses fonctions administratives.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Poste permanent 35 heures par semaine ;
• Travail en semaine de 9h à 16h30;
• Milieu de travail hybride intégrant à la fois télétravail et présence au bureau ;
• 23 à 27.5 $/heure selon expérience;
• Accès au REER collectif avec participation de l’employeur
• Contribution monétaire pour le forfait cellulaire;
• Contribution monétaire pour la passe mensuelle STM et Bixi. Station Bixi à proximité du bureau;
• Deux semaines de congés payés entre noël et jour de l’an dès la première année d’emploi;
• Quatre semaines de congés payés dès la 2e année, deux aux choix de l’employé.e et deux entre noël et jour de l’an
• Cinq semaines de congés payés dès la 4e année, trois aux choix de l’employé.e et deux entre noël et jour de l’an
• Congés de maladie :  5 jours;
• Formation continue 

PRINCIPALES TÂCHES :

Administration

• Participe à la gestion des correspondances et agenda et du Dg
• Coordonne les différents types de réunions (CA, AGA, 5@7etc..), accomplit toute activité s'y rattachant telle que convocations, réservations, préparation de salle, transmission des documents pertinents, assurer le suivi.
• Produit avec rigueur les procès-verbaux, comptes rendus, documents et rapports,
• Révise et mets en forme les documents
• Effectue le suivi et la relance des dossiers dans le respect des échéanciers ;
• Assiste à la rédaction des infolettres
• Envoie des infolettres
• Gère les appels téléphoniques
• Collecte les documents relatifs à la tenue mensuelle des livres comptables (liste prédéterminée), traitement et transmission au cabinet comptable ;
• Procède au classement les documents comptables (structure classement prédéterminée)
• Prend soin des dossiers et/ou informations de nature confidentielle et hors de la routine.

• Veille à la gestion logistique du bureau (notamment, achat de fournitures et tout matériel nécessaire pour le bon fonctionnement du bureau)
• Toutes autres tâches connexes

Services aux membres :

• Informe les membres des services offerts
• Réalise des photocopies et reliures pour les membres
• Gère le calendrier de réservation colonnes Morris (colonne publicitaire) ;
• Gère les cartes privilège entre membres

• Gère la base de données des chèques cadeaux
• Tient à jour la base de données relative aux membres

• Assure la facturation des services offerts aux membres
• Remet la trousse de bienvenue aux nouveaux membres
• Coordonne les informations avec la ville de Montréal sur les états d’occupation des locaux
• Toutes autres tâches connexes

 PROFIL RECHERCHÉ ET EXIGENCES

• Détenir un diplôme de formation professionnelle, collégiale en administration ou autre domaine pertinent en lien avec le poste
• Posséder au minimum trois (3) années d'expérience dans un poste similaire.

 CONNAISSANCES ET QUALITÉS REQUISES

• Excellente maîtrise du français oral et écrit;
• Excellente maîtrise de l’environnement Windows, des logiciels MS Office, d'Adobe Acrobat.
• Excellent sens de l’organisation, bonne gestion des priorités, débrouillardise, proactivité, rigueur, entregent, autonomie et professionnalisme.
• À l’aise pour travailler avec une petite équipe dans un espace ouvert;

ATOUTS

• Connaissance du milieu des OBNL
• Connaissance de logiciel comptable Sage 50
• Connaissance d’application d’envoi d'infolettres (type MailChimp ou brevo ou wix ou autres)
• Connaissance d’application d’envoi de sondages (type Google form ou Survey Monkey ou autres)
• Connaissance de WordPress
• Bilinguisme

 POUR POSTULER

Si ce mandat vous intéresse, envoyez votre CV et lettre de motivation à l’attention de M. Kheir Djaghri, directeur général, ceci au plus tard le 20 octobre 2024.

Nous ne communiquerons qu’avec les candidatures retenues pour une entrevue, merci pour votre compréhension.