La personne qui occupe ce poste apporte un soutien administratif de haut niveau au Chef, Communications et Affaires publiques (le gestionnaire), et elle gère l’intégralité des procédures et des processus administratifs du département.

ADMINISTRATION

• Tenir à jour les procédures et processus administratifs pour le Chef, Communications et Affaires publiques. Il s’agit notamment d’organiser les déplacements, de préparer les allocations de dépenses et les demandes de paiement, en plus de veiller à ce qu’ils soient en ordre; de superviser les commandes et la gestion de fournitures de bureau et de l’équipement du service; de gérer un agenda complet, des coordonnées sur fiches et les fichiers et dossiers manuels du gestionnaire.
• Gérer efficacement les relations avec l’ensemble des intervenants, par exemple les politiciens, les membres du Conseil d’administration, les employés, le monde des affaires, les médias, le grand public et les comités bénévoles externes.
• Aider le gestionnaire à promouvoir l’image et l’identité professionnelles de la Société, conformément au programme d’identité visuelle de l’entreprise.
• Participer à l’organisation d’événements ministériels et d’autres événements spéciaux, liés à l’entreprise et aux projets.
• Examiner les demandes et déterminer les problèmes pour établir la priorité, filtrer les visiteurs et les appels téléphoniques, lire et classer le courrier entrant, surtout le courrier électronique, et produire des listes de points et d’éléments en suspens.
• Élaborer des procédures et des processus administratifs afin de travailler en concordance avec le style opérationnel du gestionnaire.
• Informer le gestionnaire avant les rendez-vous et les réunions, en lui fournissant les renseignements de base nécessaires provenant des systèmes et des fichiers informatiques.
• Déterminer les problèmes potentiels et les priorités changeantes afin d’adapter l’emploi du temps du gestionnaire, au besoin.
• Préparer les documents de réunion, les notes de service, les comptes rendus, les rapports et la correspondance pour le gestionnaire, à la demande de celui-ci.
• Rédiger des lettres, des notes de service, des accords de service et des rapports modérément complexes en déterminant les renseignements requis, en faisant des recherches et en recueillant des renseignements généraux auprès de sources appropriées.
• Communiquer avec le personnel suivant à la demande du gestionnaire :
  • les cadres dirigeants à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, par exemple les principaux clients, pour résoudre des problèmes, fixer des rendez-vous, de même qu’obtenir ou échanger des renseignements et les recevoir personnellement au nom du gestionnaire;
  • le personnel de soutien administratif à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise pour résoudre des problèmes, fixer des rendez-vous, obtenir ou échanger des renseignements et accélérer des mesures administratives;
  • tous les niveaux de personnel au sein de l’organisation pour accélérer les mesures au nom du gestionnaire.
• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques, fournir des renseignements et diriger les visiteurs ou les interlocuteurs vers les personnes appropriées en faisant preuve d’un grand respect pour les questions sensibles et confidentielles.
• Effectuer d’autres tâches administratives pour aider d’autres membres du personnel de Communications d’entreprise, y compris, mais sans s’y limiter, la coordination des préparatifs de voyage ainsi que le traitement des dépenses et des factures du service.
• Assurer la couverture de la réception, selon les besoins.
   

CONSEIL D’ADMINISTRATION et équipe de la haute direction

• Aider le gestionnaire à préparer les réunions trimestrielles du Conseil d’administration et de l’équipe de la haute direction, notamment en participant aux réunions du comité, aux rapports du conseil d’administration, aux présentations PowerPoint et à toute la correspondance connexe.

• Diplôme d’études postsecondaire requis ou expérience équivalente.
• Au moins cinq ans d’expérience en administration auprès d’une équipe de direction. 
• Connaissance approfondie du matériel informatique et des applications informatiques, y compris MS Word, PowerPoint, Excel et Outlook.
• La connaissance des communications d’entreprise, des relations publiques et des relations gouvernementales constitue un atout.
• La connaissance de la planification immobilière et des activités d’aménagement constitue un atout.
• Bilinguisme (anglais et français) essentiel.