Avec plus de 470 avocats et 11 bureaux, Miller Thomson est l’un des plus grands cabinets juridiques au Canada. Nos avocats offrent une gamme complète de services juridiques, notamment des solutions d’affaires, des services de représentation, des services personnalisés et des conseils en matière de droit civil et de common law, et accompagnent les entreprises nationales et internationales dans leurs décisions afin de répondre à l’ensemble de leurs besoins juridiques au Canada.

Responsabilités

• Planifier les événements et veiller à l’atteinte des objectifs qui s’y rattachent. Les événements peuvent comprendre des réunions, des ateliers de formation pour les clients (internes et externes), des réceptions et des repas à l’intention des clients ainsi que des événements spéciaux du cabinet.
• Agir comme principal point de liaison entre les divers intervenants relativement à tous les aspects du soutien logistique des opérations.
• Négocier les modalités de contrats de service avec les responsables des divers emplacements. Signer ces contrats et en assurer la gestion en respectant un budget établi.
• Créer, personnaliser et organiser un horaire et un chemin critique pour assurer le suivi de l’état de tous les événements. Vérifier quotidiennement la progression des événements.
• Coordonner les services des traiteurs, des fournisseurs d’équipement audiovisuel, du personnel de l’équipe de sécurité et de tout autre service demandé de façon à répondre aux besoins des clients.
• Communiquer avec les avocats, les groupes par secteur et les groupes d’expertise et leurs responsables du développement des affaires, les services administratifs et les comités qui participent aux événements de façon à assurer la circulation de l’information.
• Coordonner la production de tous les documents remis lors des événements.
• Superviser et gérer la facturation des événements en fonction des obligations contractuelles.
• Agir comme personne-ressource pour les clients qui ont des questions à propos des événements à venir ou qui ont besoin de documentation.
• Maintenir et permettre l’accès à un calendrier de tous les événements afin que les autres employés du Service du développement des affaires et du marketing, les employés des autres services et les autres bureaux aient accès à une liste de tous les événements planifiés dans les bureaux de Toronto et de Markham.
• Utiliser activement les logiciels InterAction et Vuture pour soutenir les groupes lors de la création d’invitations, de listes de distribution, de suivis des réponses et de rapports de participation, et ce, pour tous les événements.
• Concevoir et analyser des résumés des commentaires sur les événements pour proposer des recommandations, apporter des améliorations et utiliser les meilleures pratiques lors des prochains événements.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences

• Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine connexe et un minimum de 5 années d’expérience en planification d’événements corporatifs, idéalement dans une organisation qui offre des services professionnels.
• Solides connaissances des logiciels Word, Excel et PowerPoint et expérience de travail avec des bases de données.
• Solide connaissance de logiciels de gestion des relations clients (InterAction) et de Vuture nécessaire pour maintenir et créer des listes d’invitation et de distribution pour des événements (atout).
• Capacité de travailler sous pression en respectant des délais serrés.
• Connaissance et compréhension des principes, des exigences, des procédures et des ressources de planification d’événements.
• Excellentes compétences de communication orale et écrite (français et anglais).
• Prêt à collaborer et à s’adapter à un horaire flexible.
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et aptitude à prendre des décisions et à porter des jugements en respectant une procédure.
• Capacité de négocier et de gérer des contrats tout en tenant compte des ramifications juridiques.
• Capacité d’interpréter des exigences relatives aux services de traiteur et de choisir des menus et des services appropriés.
• Connaissance de base des règles de sécurité et des questions juridiques entourant le déroulement d’un événement.
• Confortable et efficace lors des échanges avec les gestionnaires, les avocats, les collègues et les employés de tous les niveaux.