AGORA c’est… une firme d’organisation de congrès, d’événements et de réunions avec des bureaux à Québec et Montréal. Notre équipe est fière d’avoir contribué au succès de plus de 3 000 événements au cours des 30 dernières années. 

Travailler chez nous c’est… Travailler sur des projets stimulants avec une équipe de feu qui travaille réellement en collaboration et qui a à cœur le succès de tous ! C’est avoir de la latitude et participer activement à l’amélioration et l’innovation des projets internes et externes. C’est de pouvoir adapter son horaire.

Le chargé de compte devra faire preuve d’intégrité et de responsabilité, en plus d’avoir la capacité de maintenir d’excellentes relations avec les employés, les clients et les fournisseurs. Les principales tâches consistent à :

• Planifier, organiser, diriger et contrôler les mandats et les ressources qui lui sont confiés;
• Répartir les tâches au sein de membres de son équipe pour assurer la bonne réalisation des projets;
• Recruter, coordonner, encadrer, former et évaluer les ressources humaines;
• Assurer une qualité constante dans la réalisation des divers projets sous sa responsabilité;
• Mettre en place et optimiser les processus internes, dont le système de facturation et de gestion des feuilles de temps, etc.;
• Élaborer des guides de travail, formulaires, processus, normes, politiques, etc.
• Partager les meilleures pratiques avec l’ensemble des membres de son équipe;
• Prendre en charge les négociations avec les fournisseurs;
• Assurer le paiement des comptes fournisseurs et voir à l’émission des chèques d’honoraires;
• Voir à l’implémentation des orientations corporatives et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’organisation;
• Assurer la gestion de projets;
• Effectuer la recherche de sites;
• Établir les calendriers de réalisation;
• Élaborer et mettre à jour les budgets d’événements;
• Prendre en charge les négociations avec les fournisseurs;
• Être l’agent relationnel avec le client;
• Préparer les déroulements détaillés des événements;
• Planifier et exécuter toutes les tâches logistiques telles que :
• Assignation et mise en place des espaces;
• Besoins audio‐visuels incluant le design des présentations Powerpoint;
• Documents imprimés et signalisation;
• Coordonner le design créatif qui inclut entre autres l’image de marque de l’événement, les présentations et la thématique;
• Créer et planifier le programme social de la conférence, les visites touristiques et les événements sociaux tel que demandé par le client;
• Gérer la communication et les besoins logistiques des conférenciers;
• Gérer la communication et la planification logistique des besoins des exposants et des commanditaires;
• Effectuer la réconciliation financière et la facturation de l’événement;
• Concevoir les sondages et préparer les rapports post‐mortem;
• Exécuter toute autre tâche au besoin.

EXIGENCES :

• Baccalauréat en administration ou toutes autres expériences équivalentes en gestion;
• 5 années d'expérience en organisation d'événements;
• Connaissance du milieu hôtelier un atout;
• Expérience dans l'industrie pharmaceutique un atout;
• Excellente capacité de gestion de ressources humaines et matérielles;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Expérience dans l'organisation d'événements hybrides et virtuels;
• Être extrêmement organisé(e) et structuré(e) et être capable d’établir les priorités dans la gestion du travail;
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et comportant des échéanciers serrés;
• Autonomie et capacité à travailler en équipe;
• Efficacité, créativité et intégrité;
• Sens du service à la clientèle très développé.

ON A PEUT-ÊTRE QUELQUE CHOSE D’INTÉRESSANT POUR TOI…

• Un poste permanent à temps plein (37,5h/semaine) n’importe où mais de préférence dans un fuseau horaire proche du UTC-5 (nous avons des bureaux à ta disposition à Québec et à Montréal) ;
• Du télétravail la majorité du temps ;
• Un horaire flexible ;
• 3 semaines de vacances rémunérées par année (6%) ;
• Nos bureaux sont fermés 2 semaines à Noël - compensable par ta banque d'heures accumulées (nous payons entre 4 et 6 jours fériés, ce qui est plus généreux que ceux prescrits par les normes du travail) ;
• Un plan d’intégration détaillé, un suivi officiel après 2 semaines, 1 mois et 3 mois ;
• Du mentorat professionnel ;
• Des collègues de feu axés à la fois sur la performance et le plaisir ;
• Des activités sociales payées par l’entreprise !

Merci à tous ceux qui postuleront, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées par courriel.

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un remplacement temporaire en raison d'un congé maternité. La durée du contrat sera déterminée en fonction de la date de retour de la salariée concernée.