5 conseils pour un événement réussi
L’organisation d’un événement demande beaucoup de travail, d’énergie et, ne nous le cachons pas, de budget. Alors autant faire en sorte qu’il soit à la hauteur de vos attentes! Voici quelques conseils pour y arriver, selon le site Eventbrite.
#1. Personnalisez votre événement
Chaque événement est différent : avant toute chose, il vous faut établir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le vôtre, afin de pouvoir créer la programmation la plus adaptée pour y arriver. N’oubliez pas non plus que vos participants n’ont pas tous le même profil. Pensez donc à proposer des expériences variées, qui répondront aux besoins de chacun. Par conséquent, le site Internet de l’événement et la publicité qui y sont liés devraient également être adaptés aux différents types d’audience ciblés. Enfin, pour être certain de ne pas passer à côté des attentes de vos participants, vous pouvez les sonder, leur demander leur avis sur les conférenciers etc. Rien de tel pour savoir ce que votre public attend vraiment de votre événement !
#2. Pensez au réseautage
Malgré tout l’intérêt que portent les participants à votre événement, rappelez-vous qu’il s’agit aussi d’une occasion pour eux de rencontrer de nouvelles personnes et de réseauter. Ne sous-estimez pas ce volet là et prévoyez une plage de temps dédiée aux échanges. Vous pouvez également permettre aux participants de se connecter entre eux avant l’événement, en créant une communauté en ligne par exemple.
#3. Choisissez LE bon lieu
Facile à dire, d’autant que de nombreux facteurs sont à prendre en compte pour trouver le lieu idéal. Une des choses importantes est d’avoir un espace qui peut s’ajuster selon le nombre de participants à l’événement : s’il y en a moins que prévu, il vous faut pouvoir passer dans une salle « plan B » plus petite, où votre public n’aura pas une impression de vide. À l’inverse, aussi tentant que cela est, essayez de ne pas accepter plus de personnes que le lieu ne vous le permet: être dans une salle bondée sera désagréable pour tout le monde, sans parler des aspects sécuritaires. Et bien sûr, pensez à vérifier que votre espace est facilement accessible (pour les personnes à mobilité réduite également), proche d’installations techniques etc…
#4. Installez le Wi-Fi
C’est tout simplement indispensable. Si vous souhaitez que vos participants se géolocalisent à votre événement, postent des photos ou leurs impressions sur les réseaux sociaux, il faut leur en donner les moyens. Ne pas proposer le Wi-Fi aurait un impact important sur la portée de votre événement, en plus d’agacer vos convives (qui devront payer pour se connecter en 3G…).
#5. Créez la nouveauté
Même si votre dernier événement a été un succès, sachez que personne n’a envie de revoir les mêmes conférenciers parler de la même chose. Il est vital de proposer du contenu pertinent et nouveau à chaque fois – si ce n’est pas vous, ce sont vos concurrents qui le feront ! Soyez attentifs aux tendances, aux innovations, afin de proposer un événement qui colle à l’actualité. Comme évoqué dans le premier point, vous pouvez aussi demander à vos participants de vous suggérer des idées. Cependant, si une conférence ou un atelier d’un précédent événement a été particulièrement apprécié, rien ne vous empêche de le reproposer, tout en y apportant une touche actuelle.
Ainsi, la clé d’un événement réussi réside avant tout dans une bonne préparation. Et si jamais le jour J quelque chose n’allait pas exactement comme vous l’auriez voulu, dites-vous bien que l’on apprend de ses erreurs, et que tout expérience est bonne à prendre.
