6 questions à se poser pour mieux prioriser ses tâches

7 septembre 2020

Simon Fontaine, président de ARS Solutions, dresse les 6 questions à se poser pour augmenter sa productivité et pour apprendre à mieux prioriser son travail… quand tout est urgent !

Avec le déconfinement progressif, certaines entreprises québécoises risquent de voir le retard accumulé comme une montagne. Le simple fait de regarder la longue liste de choses à faire vous fait angoisser et c’est normal. Mais il est inutile de paniquer. Nous avons tous déjà passé par là.

Vous vous dites sûrement : « Comment vais-je accomplir tout ça? Comment savoir ce qui doit être fait en priorité alors que tout est urgent? » La réponse : respirez profondément et posez-vous les 6 questions suivantes pour élaborer un plan d’attaque stratégique :

1. Lesquelles de ces tâches importantes sont absolument essentielles?

« Mais elles sont toutes urgentes! », vous me direz. Lorsque vous êtes débordés, le tri d’une liste peut vous sembler être une tâche accablante, qui vous fera perdre du temps.

Il vous fera cependant gagner en productivité par la suite. La présentation qui est due dans une semaine n’est probablement pas la chose la plus urgente dans liste. Essayez de prendre du recul et de regarder ce qui doit être fait aujourd’hui.

2. Quelle date limite est la plus proche?

Le temps est une variable que nous ne pouvons pas changer. Une fois que vous aurez déterminé quelles tâches essentielles sont à prioriser aujourd’hui, si vous ne parvenez pas à déterminer quoi faire ensuite, essayez de réorganiser votre liste de tâches en fonction des dates dues.

De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur les échéances à venir. Par exemple, même si vous avez hâte de consulter les recettes de gâteau pour la fête de votre enfant, les invitations devraient toujours être effectuées premier lieu. 

3. Qu’est-ce qui a le plus de valeur sur votre liste?

Demandez-vous quelles tâches offrent le plus grand bénéfice pour l’entreprise. Par exemple, travailler sur un projet pour un client devrait être traité avant de nettoyer votre boîte de courriel, car il aura des impacts monétaires s’il est retardé ou inachevé.

4. Quelle tâche demandera le plus d’efforts?

Si plusieurs tâches ont une valeur égale, classez-les en fonction de l’effort. Est-ce quelque chose que vous pouvez accomplir en une minute ou deux, comme planifier un repas d’affaires avec un client?

Effectuez la tâche facile et vous pourrez ensuite vous concentrer sur celle qui demande le plus d’attention.

5. Est-ce que l’une des responsabilités peut être déléguée?

Pouvez-vous donner une tâche urgente, mais moins utile à l’un de vos collègues? Cela peut aussi s’appliquer dans votre vie personnelle.

Donnez la liste d’épicerie à votre conjoint(e) afin que vous puissiez vous occuper d’autres choses.

6. Vous souvenez-vous de prendre soin de vous?

Lorsque vous essayez de tout gérer en même temps : votre présentation pour le travail, la fête de votre enfant, le rendez-vous chez le médecin, le souper pour votre famille, il est facile d’oublier que vous devez aussi prendre soin de vous.

Prenez au moins 20 minutes par jour à faire quelque chose que vous aimez. Ainsi, votre vie sera mieux équilibrée et vous serez plus heureux. Au final, vous gagnerez en efficacité et productivité!

Passer un certain temps à évaluer ce qui est vraiment important tout en priorisant les tâches qui ont une plus grande valeur vous fera gagner du temps, diminuera votre niveau d’anxiété et vous évitera bien des problèmes lorsque votre horaire deviendra plus chargé.

Par ailleurs, lorsque vous regardez votre liste de priorités pour une journée, si vous voyez que quelque chose vous prend trop de temps sans bénéfice, revoyez vos priorités.

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