Intranet, un outil exploité par seulement 36% des organisations québécoises dit le CEFRIO

28 août 2014 – Dans un rapport paru ce matin sur les usages d’Intranet dans les organisations québécoises, le CEFRIO révèle que cet outil de communication interne est largement négligé par les PME. Intitulé Les intranets et leur écosystème, ledit rapport fait notamment le constat que seulement 36% des entreprises ayant plus de 20 employés possèdent un Internet à l’interne.

Pourtant, 87% des 1000 organisations consultées affirment qu’Intranet facilite le travail des employés et améliore leur productivité. Ce que confirment d’ailleurs 72% d’entre eux. Alors pourquoi bouder ce mode collaboratif de communication, de logistique et de gestion?

D’après le CEFRIO, plusieurs organisations n’auraient pas encore trouvé la bonne façon d’instrumentaliser les fonctionnalités sociales, collaboratives et mobiles de l’intranet. Autrement dit, ils ne savaient pas quoi en faire et comment le faire évoluer.

Aussi, les coûts, variables en fonction de la complexité des besoins spécifiques de chaque organisation, peuvent en rebuter certaines dont les ressources financières ne sont pas suffisantes.

Mais si on s’entend pour dire que l’intranet est « une plateforme interne de type Internet de partage d’information supportant le travail quotidien des employés », ses usages, variables en complexité, peuvent être divisés en trois types d’intranet et six niveaux distincts de maturité.

3 types d’intranet

Plus l’organisation est importante, plus l’information disponible dans l’intranet est nombreuse et décentralisée. Le portail de redirection existe pour normaliser la conception graphique des applications avec l’affichage du portail intranet officiel. Une fois normalisé, le portail donne un accès convivial à tous les services disponibles: plateforme de blogues, bibliothèque, feuille de temps, plateforme de clavardage, applications, documents, pages web, intranet de service, etc.

Le second type d’intranet est le système intégré. Plus coûteuse, cette interface normalisée à technologie unique permet à l’usager d’avoir accès aux applications et fonctionnalités à partir d’un identifiant lui aussi unique (mot de passe et nom d’utilisateur).

Le dernier type d’intranet se nomme les applications indépendantes simplement parce que les technologies utilisées dans l’intranet proviennent de plusieurs fournisseurs différents. À partir du portail intranet, on atteint les meilleures applications sans qu’elles soient intégrées de façon organique.

6 niveaux de maturité

Dans son étude, le CEFRIO classe également les niveaux de maturité en fonction du taux de pénétration d’Intranet dans la gestion des communications de l’organisation.

Préparé par l’agence de publicité interactive mondiale Razorfish, ce tableau nous rappelle l’évolution de cette forme de communication depuis son apparition dans les organisations, à la fin des années 1990.

On notera que le niveau de pénétration d’intranet est variable d’une organisation à une autre et ce, en fonction des priorités et contingences auxquelles chacune d’entre elles doit faire face au quotidien.

1. À ce niveau, Intranet sert essentiellement à transmettre de l’information aux employés. Ici, c’est la naissance d’Intranet;
2. Au stade 2 de son évolution, Intranet a permis aux employés d’avoir accès à des outils comme la réservation de salles (pour des réunions) et un calendrier virtuel pour la planification générale. Nommé « libre-service », ce type d’intranet intègre le niveau 1 dans les outils offerts;
3. La naissance des réseaux sociaux et de Sharepoint a ajouté des fonctionnalités importantes à l’intranet: la gestion de projets, des systèmes de partage de documents, les blogues et les wikis. À partir du niveau de maturité 3, intranet devient un véritable outil de gestion;
4. Les portails d’information d’entreprise peuvent être personnalisés par l’utilisateur, et ont pour particularité de rassembler l’information interne et externe le concernant;
5. À ce stade de l’évolution d’Intranet, on intègre des éléments d’information en temps réel qui profitent aux gestionnaires de l’organisation. Des indicateurs de performance, par exemple, sont rassemblés dans un tableau de bord qui est inspiré de l’informatique décisionnelle;
6. Le nec plus ultra de l’intranet se trouve ici, dans l’intégration complète des interfaces, portails et outils de l’organisation (courriels, appels avec voix sur IP et toutes les innovations technologiques intégrées dans les niveaux inférieurs etc.) qui sont aussi accessibles sur mobile. Onéreux, cet intranet est rarement utilisé par les organisations aujourd’hui.

Pour la cohésion, le sentiment d’appartenance, l’engagement, l’échange, la productivité, le contrôle et l’efficacité, l’intranet peut s’avérer un outil de gestion, de logistique et de communication efficace au sein de l’organisation. Le portrait, publié par CEFRIO suite à sa vaste enquête, éclaire néanmoins quant au degré de pénétration qu’intranet peut offrir en regard à leur dynamique particulière.

Organisations qui utilisent l’intranet 

20 – 49 employés	22%
50 – 99 employés	34%
100 – 249 employés	53%
250 – 499 employés	57%
500 employés et +	79%

Mots clés: CEFRIO, Intranet, Isarta Infos