Quelques astuces pour augmenter son efficacité au travail

Une alerte sur notre téléphone, un nouveau message en «pop-up» sur l’ordinateur, une nouvelle de dernière heure, notre attention est à la merci des informations instantanées.

Nous interagissons avec des appareils connectés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais rien ne nous oblige à suivre les notifications qui envahissent nos écrans si l’on veut bien planifier sa journée au travail. Je vous dresse ici quelques astuces pour concentrer vos énergies sur les tâches qui importent, en éliminant quelques sources de distraction!

Désactiver les alertes sur son bureau

Chaque jour, nous recevons un nombre considérable de messages. Selon un récent rapport de l’institut de recherche sur les nouvelles technologies aux États-Unis, The Radicati Group, nous envoyons et recevons en moyenne 122 courriels professionnels par jour.

Comme vous le savez, les messages peuvent avoir plusieurs visées, des réponses immédiates, des tâches à venir, du contenu informatif, ou une utilisation excessive de la copie conforme (CC) qui gonflent le nombre de messages reçus. Si vous avez besoin de traiter un message important qui demande plus de temps de réflexion, de travailler sur un document Excel ou sur un plan de présentation, mieux vaut vous concentrer sur ce qui compte vraiment que de voir défiler tous ces messages à l’écran.

Ainsi, vous avez la possibilité de retirer les fenêtres «pop-up» sur l’ensemble des messages que vous recevez sur votre bureau (Outlook,Gmail). Il ne faut pas oublier de regarder une fois de temps en temps les courriels dans sa boîte, mais si vous avez une heure à consacrer sur un projet, vous pourrez ainsi le faire beaucoup plus vite que vous le penser.

Filtrer les notifications sur son téléphone

Vous êtes au travail, il est à peine 9 h, et vous recevez déjà une alerte sur votre téléphone mobile ou encore, un message d’un ami sur Messenger. Vous le regardez, vous cliquez, répondez à votre ami et pendant ce temps, vous voyez d’autres messages sur votre application et décidez d’y répondre… C’est ce qu’on appelle l’effet boule de neige. 5, 10, 15 minutes plus tard, vous n’avez toujours pas commencé à travailler et vous avez accumulé du retard.

Si certaines applications sont utilisées comme moyen de communication, d’autres s’inscrivent plutôt dans la distraction. Combien de fois avez-vous été dérangé par une notification qui ne demandait pas une réponse immédiate (ex.: alerte d’une nouvelle mise à jour disponible) ?

En attendant la prochaine version du système d’exploitation OS d’Android, Android M, où il sera plus facile d’arrêter l’ensemble des notifications, vous pouvez faire le tour des applications mobiles contenues sur votre appareil, enlever les alertes lorsque votre téléphone est fermé et consulter celles-ci une fois que vous aurez un moment pour vous y consacrer (Android, Apple).

Concentrer son énergie aux meilleurs moments de la journée

Lorsque vous avez réduit les sources de distraction, quoi de mieux que d’optimiser son temps de travail en identifiant les moments de la journée où vous serez le plus productif.

Dans le livre «The Productivité Project», l’auteur canadien Chris Bailey fait état du «prime time biologique» et observe la façon dont l’énergie du corps fluctue au courant de la journée afin de déterminer les périodes où nous sommes le plus concentrés, énergiques ou motivés.

Il n’y a pas de recette parfaite, certains préfèrent travailler sur des projets qui nécessitent plus de réflexion en matinée, d’autres en début d’après-midi ou en fin de journée. Il suffit de vous arrêter et d’évaluer les moments où vous vous sentez le plus alerte pour accomplir les tâches les plus complexes.

Pour les amateurs de café, une autre étude pourrait vous intéresser: celle du professeur et psychologue américain Steven Miller en ce qui a trait à la production de cortisol durant la journée.

Le cortisol est une hormone naturelle qui permet de libérer de l’énergie en puisant dans les réserves de sucre de votre corps. Selon Miller, il faudrait boire son café lorsque les niveaux de cortisol sont à leur plus bas: en général, le matin entre 9 h 30 et 11 h 30 ou l’après-midi de 13 h 30 à 17 h. Les heures idéales peuvent varier d’un individu à un autre en fonction du cycle de production de cortisol. Mais, si vous êtes habitué de vous lever avec un café, attendez peut-être quelques heures avant de boire votre première tasse, vous pourrez ainsi tester le résultat!

En espérant que ces astuces puissent vous guider vers une plus grande efficacité au travail. Si vous avez d’autres idées ou suggestions, n’hésitez pas à les partager!