Description d’emploi : Coordonateur(trice) Protocoles et partenariats

Trois-Rivières accueillera la 59e Finale des Jeux du Québec à l’été 2025 où elle aura la chance de faire vibrer les jeunes athlètes, leur famille et toute une communauté ! Le volet protocolaire et la relation avec les partenaires jouent un rôle central dans notre stratégie de développement et le Comité organisateur est à la recherche d’un(e) responsable des protocoles et partenariats motivé(e), pour qui le respect des normes et procédures deviennent une spécialité. Notre personne idéale est impatiente de relever le défi, de développer un mécanisme de contrôle pour les protocoles à appliquer et d’assurer le suivi des partenariats de la Finale des Jeux du Québec de Trois-Rivières.

Vous êtes une personne possédant un grand sens de l’autonomie et rigoureuse ? Vous possédez un excellent sens du leadership et vous avez une aisance relationnelle naturelle ? Vous vous démarquez par votre professionnalisme, par votre travail bien fait et votre respect des échéanciers ? Le poste de coordonnateur/coordonnatrice Protocoles et partenariats pour la Finale de Trois-Rivières est fait pour vous !

Description de poste

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction générale adjointe (DGA) Communications, mobilisation et GRH le coordonnateur ou la coordonnatrice protocoles et partenariats est membre de l'équipe de cadres du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec de Trois-Rivières (COFJQ – TR 2025). Cette personne est responsable de la planification, de l'organisation et de la coordination des activités qui lui sont confiées en plus de superviser les employés, fournisseurs, bénévoles et partenaires qui se rapportent à lui ou elle, dans l'atteinte des résultats prévus, avant, pendant et après l'événement. Lors de l'événement, cette personne

gère (le personnel, les gestions de crises et imprévus, etc.) à partir de la centrale administrative. Cette perle rare coordonnera les activités protocolaires, en collaboration avec l’équipe de coordination, et s’assurera du respect des règles, des normes et protocoles.

Principales tâches et responsabilités

• Planifier et coordonner les remises de médailles de l’ensemble des compétitions;
• S’assurer que les politiques et procédures soient respectées;
• Concevoir l’horaire des délégués, bénévoles et dignitaires impliqués lors des remises de médailles;
• Collaborer à l’organisation des cérémonies d’ouverture et de clôture;
• Assurer la logistique des événements liés à la relation avec la communauté et les activités protocolaires;
• Mettre en oeuvre les services entourant le Salon des Jeux (volet protocolaire), les remises de médailles et les hôtes et hôtesses;
• Former et superviser les délégués au protocole et les bénévoles liés aux remises de médailles ainsi qu’aux cérémonies d’ouverture et de clôture;
• Participer à l’élaboration de la tournée de la flamme;
• Collaborer à la rédaction des allocutions et au déroulement protocolaire des événements;
• Veiller au respect des protocoles et des normes de SportsQuébec sur chacun des sites;
• Collaborer à l’organisation de toutes les activités protocolaires;
• Être attentif aux besoins et attentes des dignitaires et s’assurer de leur bien-être;
• Effectuer la gestion des imprévus avec professionnalisme et efficacité;
• Travailler en étroite collaboration avec la direction en lien avec les partenariats;
• Développer et entretenir des partenariats stratégiques;
• Envoyer et faire le suivi des invitations aux différentes activités protocolaires;
• Collaborer à l’organisation et représenter le COFJQ lors d’activités et d’événements;
• Contribuer à la définition et à l’atteinte des objectifs et plans d’action organisationnels;
• Définir les orientations, les objectifs et les priorités de ses activités en vue d’offrir des services continus, adaptés, intégrés et de qualité;
• Collaborer à la rédaction des rapports nécessaires au bon fonctionnement du Comité organisateur ainsi qu’au rapport final à remettre à SportsQuébec;
• Participer au recrutement et à la formation des bénévoles de son secteur;
• Agir à titre de ressource de confiance auprès des fournisseurs attitrés;
• Travailler en collégialité avec les autres services de l’organisation;
• Tenir des rencontres de service avec le personnel sous sa responsabilité;
• Assurer le suivi et l’évaluation des activités et faire un bilan des divers événements ainsi que des recommandations futures nécessaires
• Effectuer toutes autres tâches pertinentes à sa fonction.

Exigences et études

Expériences et compétences techniques

• Détenir un diplôme universitaire pertinent;
• Expériences significatives dans un rôle de gestionnaire et comme responsable d’une équipe de travail;
• Expérience dans le développement des affaires mesurable;
• Expérience antérieure dans la famille des Jeux du Québec, et/ou dans l’organisation de grands événements, un atout;
• Maîtrise de la suite Office.

Qualités et aptitudes

• Excellent sens de l’organisation et capacité à respecter des délais serrés;
• Démontrer des compétences en matière de gestion de projets, d'analyse et d’atteinte de résultats;
• Forte maîtrise à gérer les priorités et les urgences;
• Proactif, avoir de l’entregent et le sens des responsabilités;
• Capacité de conseiller la direction;
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à diriger une équipe;
• Sens politique développé et compréhension du milieu politique;
• Faire preuve d'efficacité, de rigueur, de polyvalence et de créativité (mode solution);
• Démontrer des habiletés à développer des partenariats et bâtir des relations appréciées;
• Capacité de travailler sous pression et de gérer efficacement les situations de crises;
• Connaissance du programme des Jeux du Québec et/ou de la région constitueront des atouts dans l’analyse des candidatures;
• Être disponible lors de certaines périodes (les soirs et les fins de semaine) où la charge de travail accrue exige une présence soutenue et pendant la Finale du 25 juillet au 2 août 2025;
• Avoir envie d'organiser Les Jeux de toute une vie!

Emplacement : Trois-Rivières (Québec)

Horaires de travail : Du lundi au vendredi, ± 40 heures par semaine. Disponibilité de soir et de fin de semaine.

Niveau de responsabilités : Coordonnateur/Coordonnatrice

Conditions de travail et vision de l’organisation

Environnement de travail innovant; Horaire flexible et télétravail en mode hybride; Vacances annuelles cumulables et congés compensatoires; Lieu de travail créatif et mobilisant; Salles de réunion informelles; Équipe multigénérationnelle et collaborative; Coaching et développement professionnel continu; Pratique d’activités physiques en équipe; Participation à la prise de décision; Reconnaissance et récompenses; Fier membre de la grande Famille des Jeux.

Considérant la rigueur, l’imputabilité, la qualité, le respect et l’inclusion qui sont des valeurs intrinsèques à l'organisation de la 59e Finale des Jeux, toutes les actions et décisions prises par le

comité organisateur sont basées en fonction du bien-être de l’athlète. La collaboration et le travail d’équipe exprime notre passion, notre engagement et notre plaisir.

Toutes les personnes intéressées par cette offre d’emploi doivent soumettre leur candidature avant le 12 juillet 2024 et nous envoyer leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation décrivant les expériences professionnelles. Nous avons hâte de discuter avec vous de cette opportunité passionnante au sein du Comité organisateur. Soyez assuré(e) du traitement confidentiel de toutes les candidatures.

Pour toutes autres questions, communiquez avec nous à l'adresse suivante : via Isarta

À propos de la 59e Finale des Jeux du Québec

La Finale qui se tiendra à Trois-Rivières réunira environ 3500 athlètes provenant des 19 délégations sportives du Québec, 800 entraîneurs, 400 accompagnateurs, près de 3000 bénévoles, en plus d'attirer des milliers de visiteurs d'ici et d'ailleurs pour assister aux compétitions et festivités étalées sur 9 jours. À terme, une équipe de 40 personnes formera le Comité organisateur chargé de concevoir et planifier l’événement sous l’oeil attentif d’un conseil d’administration de douze personnes.

Détails de l’emploi

• Emplacement : Trois-Rivières, QC
• Date de publication : 28 juin 2024
• Famille d’emploi : Coordonnateur général / Responsable des procédures / Chargé de projets spéciaux / Coordonnateur des événements / Spécialiste en développement des affaires.
• Type d’horaire : Temps plein
• Type d’emploi : Contractuel, pour une durée de ± 12 mois
• Organisation de supervision : Directrice générale adjointe communication, mobilisation et GRH (Marie-Eve-Pelletier)
• Gestionnaire d’embauche : Marie-Eve Pelletier (DGA)

Pour plus d’informations sur la 59e Finale des Jeux du Québec qui se tiendra à Trois-Rivières du 25 juillet au 2 août 2025, pour devenir bénévole des Jeux et sur les événements à venir, visitez le site internet de la Finale « JDQTR2025 ».