Nous sommes à la recherche d’une personne dynamique pour se joindre à notre Groupe de services aux installations (GSE) qui contribue à soutenir les fonctions importantes de facilitation des affaires qui assurent le bon fonctionnement de notre organisation. En tant que professionnel administratif motivé, vous travaillerez auprès de l’ensemble des équipes, fournissant les connaissances, les ressources et les outils nécessaires à EY pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, réussir sur le marché et optimiser sa croissance et sa rentabilité. 

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Vous êtes un professionnel déterminé en matière de services de gestion des installations qui trouve un réel plaisir à travailler en collaboration avec les membres de son équipe. Vous vous efforcez de comprendre et de prévoir les besoins des clients dans le but de dépasser leurs attentes. De plus, vos responsabilités principales consisteront à :

• Effectuer avec diligence le suivi et la gestion du processus de facturation auprès de plusieurs fournisseurs afin d’assurer l’exactitude des factures et leur paiement en temps opportun.
• Planifier et aligner stratégiquement les séances de photos professionnelles avec les photographes externes et les équipes internes.
• Gérer de façon proactive les demandes de maintenance, en collaboration avec la direction de l’immeuble pour assurer une résolution rapide.
• Assurer la prestation d’un service de qualité aux clients et l’organisation des salles de réunion.
• Assurer la surveillance régulière des fournitures de bureau et effectuer le réapprovisionnement pour que les stocks soient toujours complets.
• Respecter les plus hautes normes en matière de propreté et créer une atmosphère accueillante dans les espaces de réunion.
• Relever avec vigilance toute incohérence à l’égard du mobilier de bureau et en faire le signalement à l’équipe de leadership des SSE.
• Produire des rapports exhaustifs destinés à la direction afin de faciliter la prise de décisions éclairées.
• Contribuer aux tâches du Groupe de services aux installations en gérant adéquatement les tâches administratives, y compris les services de courrier, les demandes d’impression et la distribution.
• Prêter main-forte à l’équipe responsable des services de traiteur dans le cadre de l’organisation et du rangement des espaces de restauration utilisés lors des réunions et des événements.
• Offrir un soutien flexible aux activités de la réception et assurer une gestion fluide de celles-ci au besoin.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS POUR RÉUSSIR

• Expérience en matière de prestation de service à la clientèle exceptionnel
• Solides compétences en analyse et en raisonnement logique
• Établissement et entretien de relations afin d’exploiter efficacement nos connaissances spécialisées
• Engagement visant à favoriser une culture d’équipe forte afin d’assurer le succès
• Établissement et entretien de relations afin d’exploiter efficacement nos compétences
• Bon jugement en ce qui a trait aux questions de nature confidentielle et délicate
• Capacité éprouvée de respecter des échéances multiples ou imprévues dans un milieu exigeant
• Maîtrise du français et de l’anglais, étant donné que ce rôle comporte des interactions avec des clients à l’échelle nationale et mondiale. Par conséquent, la maîtrise du français et de l’anglais est exigée pour exercer ce rôle.

POUR ÊTRE ADMISSIBLE À CE POSTE, VOUS DEVEZ AVOIR :

• un diplôme d’études postsecondaires ou de l’expérience professionnelle pertinente;  
• de l’expérience au sein d’un établissement de services professionnels;
• de l’expérience dans la gestion d’installations;
• un horaire de travail du lundi au vendredi, de 10 h à 19 h

CE QUE NOUS OFFRONS

Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel selon lequel vous êtes rémunéré en fonction de votre rendement et qui reconnaît la valeur que vous apportez à l’entreprise. De plus, notre programme de rémunération globale vous permet de déterminer les avantages qui vous conviennent et ceux qui vous aideront à mettre en place des assises solides pour votre avenir. Il comprend un programme de primes discrétionnaires, une couverture complète de soins médicaux, de médicaments d’ordonnance et de soins dentaires, un régime de retraite à cotisations définies, une directive en matière de vacances formidable, à laquelle s’ajoutent des journées payées par la Société afin que vous profitiez de fins de semaine allongées réparties dans l’année, les jours fériés et des congés personnels payés (en fonction de la province de résidence), ainsi qu’un éventail de programmes et d’avantages intéressants conçus pour votre bien-être physique, financier et social. Vous bénéficierez également :

• du soutien et de l’encadrement de certains des collègues les plus inspirants du secteur;
• de possibilités d’apprentissage vous permettant d’acquérir de nouvelles compétences et de propulser votre carrière;
• de la liberté et de la souplesse dont vous avez besoin pour jouer votre rôle de la manière qui vous convient.

LA DIVERSITÉ ET L’INCLUSIVITÉ CHEZ EY    

La diversité et l’inclusivité sont au cœur de qui nous sommes et de la façon dont nous travaillons. Nous avons pris l’engagement de favoriser un environnement au sein duquel les différences sont appréciées, les directives et les pratiques sont équitables, et où nos gens éprouvent un sentiment d’appartenance. Nous saluons la diversité et nous nous engageons à combattre le racisme systémique, à promouvoir l’équité entre les genres et la représentation des femmes à des postes de haute direction, à appuyer les membres de la communauté 2SLGBTQIA+, à promouvoir nos initiatives en matière de neuroinclusion et d’accessibilité, et nous sommes déterminés à donner la parole aux Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis) à l’échelle nationale dans la poursuite de nos efforts de réconciliation. La diversité de nos expériences, de nos habiletés, de nos parcours et des perspectives de nos gens les rend uniques et nous aide à évoluer. Parce que nous croyons que c’est en ayant la liberté d’être fidèles à eux-mêmes au travail que nos gens donneront le meilleur d’eux-mêmes et contribueront à bâtir un monde meilleur.