5 étapes faciles pour organiser son écran de bureau !

Comme abordé dans mon dernier article, nous recevons un nombre considérable de messages durant les heures de travail et ceux-ci peuvent nous mener vers le téléchargement de nombreux fichiers (image, texte ou document de présentation).

Le temps file et vous êtes parfois tenté de les placer rapidement sur votre dossier «bureau» pour passer à la tâche suivante. Le lendemain, vous avez besoin du fichier rapidement, vous vous rappelez l’avoir téléchargé, mais vous n’arrivez plus à le retrouver… Si votre écran de bureau ressemble à l’image plus bas, bonne chance !

Vous aimeriez gagner du temps au travail? Maintenir une bonne organisation de ses icônes sur son écran de bureau peut vous aider.

Voici quelques conseils qui vous permettront de mieux organiser vos dossiers (et voir enfin votre image d’arrière-plan) !

Suivre la règle de 7

Dans les années 50, le psychologue américain Goerge A. Miller publiait un article intitulé «Le nombre magique sept, plus ou moins deux: quelques limites à nos capacités de traitement de l’information», un classique dans l’histoire des sciences cognitives.

Nous y apprenons que le cerveau d’un humain reconnait en moyenne 7 unités d’information. Inspiré de cette expérience, le nombre de dossiers contenu sur votre écran de bureau (et leurs sous-dossiers) ne devrait pas dépasser cette limite. Lorsqu’il y a plus de 7 dossiers, il se peut que des dossiers se recoupent.

Il suffit donc de regrouper tous dossiers de même nature et d’éliminer les doublons. Il en va de même pour les sous-dossiers contenu dans un dossier.

Les bons mots font les bonnes catégories

Trouver des noms pour chacun de vos dossiers ne devrait pas être sorcier ! Selon Felix Arseneau du site Trouve qui peut !, le classement de dossiers devrait toujours commencer par des fonctions qui perdurent dans le temps (direction et administration, ressources humaines, ressources matérielles, production, finances). Ensuite cette règle doit nous mener du niveau d’organisation macro à micro.

Pour ce faire, il faut commencer par identifier les tâches que vous effectuez au quotidien et les différents rôles que vous exercez dans votre organisation. Ensuite, il ne reste plus qu’à choisir les catégories qui sont en lien avec les rôles, les sous-rôles et les activités (ex. : Communication — Communications internes —  Infolettre).

Éviter la mise en abyme de sous-dossiers

Au cinéma, la mise en abyme est un procédé qui permet de représenter une oeuvre dans une oeuvre similaire, une boucle infinie qui peut s’apparenter aux fichiers qui se trouvent dans les dossiers, des dossiers, des dossiers, etc.

Si cela vous prend plus de trois dossiers pour accéder au fichier en question, vous devriez peut-être réévaluer vos catégories, et éliminer quelques sous-dossiers. Avec la règle de 7, vous avez déjà la possibilité de classer vos dossiers dans plus de 343 sorties (7 x 7 x 7), ce qui est amplement suffisant.

Optimiser sa barre de recherche

Pour éviter l’accumulation de fichiers sur votre bureau, il faut aussi réduire tous les doublons. Pour ce faire, vous pouvez optimiser votre barre de recherche et ne garder que l’essentiel sur votre bureau.

Vous pouvez commencer par déplacer l’icône de votre navigateur (Chrome, Safari) sur votre barre de recherche et supprimer celui qui se trouve en arrière-plan. Répéter l’action avec les logiciels tels que Word, PowerPoint, etc.

Si vous avez également des raccourcis qui redirigent vers d’autres fichiers ou logiciels et que vous n’y accédez jamais, vous pouvez tout simplement les supprimer pour alléger votre écran de bureau.

Le bureau comme écran de transition

Dans la discipline archivistique, l’un des principes fondamentaux est la gestion du cycle de vie des documents et de l’information. Un mode de classement simple et efficace est de filtrer vos dossiers par date de fiscalité de votre entreprise d’archiver tous ceux que vous n’avez pas touchés depuis la dernière année.

Si vous avez adopté les 4 étapes précédentes, vous pouvez maintenant vous servir de votre écran de bureau comme espace de transition. Ainsi, durant la journée, tout ce qui est en cours peut aller momentanément sur votre écran de bureau. Toutefois, il faut être assidu et nettoyer son écran avant de partir, en classant et en supprimant ce qui n’est plus nécessaire. Vous pouvez même user de votre créativité et choisir un fond d’écran en conséquence.

Êtes-vous prêts à passer à l’action?