6 questions à se poser pour prioriser ses tâches… quand tout est urgent !

30 juillet 2018

Les tâches urgentes s’accumulent ? Notre expert Simon Fontaine donne ses conseils pour sortir de cette phase de pression.

Ne paniquez pas en regardant votre longue liste de chose à faire… Nous sommes tous passé par là. Le simple fait de la regarder vous fait angoisser. Vous penserez alors « comment vais-je accomplir tout cela? Comment même savoir ce qui doit être fait en premier, alors que tout est urgent? »

La réponse : respirez profondément et posez-vous ces 6 questions pour élaborer un plan d’attaque stratégique.

1. Lesquelles de ces tâches sont absolument essentielles?

« Mais elles sont toutes urgentes! », vous me direz.

Lorsque vous êtes débordés, le tri d’une liste peut vous sembler être une tâche accablante, qui vous fera perdre du temps. Il vous fera cependant gagner en productivité par la suite. La présentation qui est due dans une semaine n’est probablement pas la chose la plus urgente dans votre liste. Essayez de prendre du recul et de regarder ce qui doit être fait aujourd’hui.

2. Quelle est la date limite la plus proche?

Le temps est une variable que nous ne pouvons pas changer. Une fois que vous aurez déterminé quelles tâches essentielles sont à prioriser aujourd’hui, si vous ne parvenez pas à déterminer quoi faire ensuite, essayez de réorganiser votre liste de tâches en fonction des échéances.

De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur les échéances à venir. Même si vous aimez consulter les recettes de gâteau pour la fête de votre enfant, les invitations devraient venir en premier.

3. Quelle chose sur la liste a le plus de valeur?

Demandez-vous quelles tâches offrent le plus grand bénéfice pour vous. Par exemple, travailler sur un projet pour un client devrait être traité avant de nettoyer votre boîte de courriel, car il aura des impacts monétaires s’il est inachevé.    

4. Quelle tâche demandera le plus d’efforts?

Si plus d’une tâche ont une valeur égale, classez-les en fonction de l’effort. Est-ce quelque chose que vous pouvez accomplir en une minute ou deux, comme prendre un rendez-vous chez le médecin pour votre enfant ou planifier un repas d’affaires avec un client. Effectuez la tâche facile et vous pourrez ensuite vous concentrer sur celle qui demande le plus d’attention.

5. Est-ce que l’une des responsabilités peut être déléguée?

Pouvez-vous donner une tâche urgente, mais moins utile à l’un de vos collègues? Cela peut aussi s’appliquer dans votre vie personnelle. Donnez la liste d’épicerie à votre conjoint(e) afin que vous puissiez vous occuper d’autres choses.

6. Vous souvenez-vous qu’il faut prendre soin de vous?

Lorsque vous essayez de tout gérer en même temps : votre présentation pour le travail, la fête de votre enfant, le rendez-vous chez le médecin, le souper pour votre famille, il est facile d’oublier que vous devez aussi prendre soin de vous. Prenez au moins 20 minutes par jour à faire quelque chose que vous aimez. Ainsi, votre vie sera mieux équilibrée et vous serez plus heureux. Au final, vous gagnerez en efficacité et productivité!

Passer un certain temps à évaluer ce qui est vraiment important tout en priorisant les tâches qui ont une plus grande valeur vous fera gagner du temps, diminuera votre niveau d’anxiété et vous évitera bien des problèmes lorsque votre horaire deviendra plus chargé. Par ailleurs, lorsque vous regardez votre liste de priorités pour une journée, si vous voyez que quelque chose vous prend trop de temps sans bénéfice, revoyez vos priorités.

 

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