Animer efficacement une réunion

Une réunion ne s’improvise pas. Bien la préparer et suivre une ligne directrice permettra de garder l’intérêt des participants et de maximiser le temps alloué à la rencontre.

17 février 2017

Que ce soit pour une rencontre bénévole ou de travail, vous êtes peut-être appelé à organiser une rencontre, à animer une réunion. On appelle réunionite, une réunion qui est trop longue ou dont l’animateur parle trop ou encore qui se termine sans conclusion. À l’opposée, une réunion efficace est le meilleur moyen pour assembler des gens pour rendre une décision commune ou pour réfléchir sur une problématique en apportant plusieurs points de vue.

Les participants qui assistent à une rencontre prennent du temps dans leur horaire et ils s’attendent donc à ce qu’elle soit efficace, sans quoi ils vont vivre de la frustration. Il va s’ensuivre un désengagement au niveau des suivis et des présences lors des prochaines réunions.

Il est donc essentiel de bien cibler et de bien préparer notre réunion, de l’animer de manière dynamique en respectant de bonnes pratiques.

Les types de réunion

Il existe environ six sortes de réunion. Chacune a son but propre et il est important de bien la cibler pour en informer les participants. Une fois qu’ils sauront la nature de la rencontre, ils éviteront d’avoir des attentes qui ne sont pas en lien avec celle-ci, ce qui évitera des frustrations et de la déception. C’est à l’organisateur que revient la tâche de définir l’enjeu de la rencontre. Voici les six types de réunions:

De discussion: elle vise à partager le savoir, les points de vue sur un même sujet. Chaque participant doit donc s’être préparé à s’engager dans la discussion et à échanger ses connaissances et son expérience;

D’information: Elle a pour but de faire connaitre quelque chose. Le participant n’a donc rien à planifier, car on sait d’emblée que c’est l’animateur qui va parler. Il pourra tout simplement prendre des notes;

De formation: c’est de la transmission et de l’acquisition de savoir. Le participant s’attend forcément à apprendre sur un sujet;

De rétroaction: on y partage de l’information, des opinions, des perceptions sur une expérience commune. Il faut savoir quel est le sujet du feedback pour y réfléchir et arriver prêt;

De résolution: c’est un moment pour trouver des solutions, prendre une décision et déterminer un plan d’action. Les participants ont donc une attente: qu’il y ait des tâches concrètes à réaliser dans des délais précis;

De la créativité: on fait du remue-méninges sans jugement pour sortir des sentiers battus. Il n’y aura pas de prise de décision durant cette réunion. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises idées, mais un cheminement vers une nouvelle démarche.

Préparer sa réunion

Avant tout, il faut cibler quel est le type de réunion et le sujet qu’on planifie. Ensuite, on établit notre objectif, soit ce qu’on désire atteindre. On doit envoyer l’ordre du jour aux participants afin qu’ils se préparent s’il y a lieu.

On prépare notre documentation et notre visuel si nécessaire, puis notre salle.

Pour s’assurer d’un bon déroulement…

Il faut bien entendu suivre notre ordre du jour, mais au-delà de cela, il faut avoir la pleine attention des gens devant soi. Pour y parvenir, il est essentiel de leur faire oublier leur travail et leur stress avant la rencontre en les accueillant agréablement. Les saluer, leur offrir un breuvage et leur demander des nouvelles de leurs dernières vacances, du tournoi de soccer de leur fils ou autre les aidera à sortir de leurs obligations et à relaxer. Votre réunion s’en portera gagnante.

Si vous vous montrez stressé, pressé de débuter la réunion pour en finir, vous ne mettrez pas les gens à l’aise et dans de bonnes dispositions. Souriez, respirez, et soyez détendu pour donner l’exemple.

Une fois l’ambiance créée, mettez la table, ce qui signifie présentez votre sujet, votre objectif, le déroulement et ensuite, validez pour vous assurez que vous êtes tous sur la même page. Il est important de commencer et de finir la rencontre à l’heure dite et ce, même s’il manque des gens. Il en va de votre crédibilité.

Selon le type de réunion, il serait efficace de limiter les interventions d’une durée de 30 secondes à une minute. Vous vous assurez ainsi que tout le monde participera à part égale et votre rencontre n’en sera que plus dynamique. 

Lorsque vous terminez la réunion, faites une synthèse de la rencontre, et demandez à chaque participant de dire ce qu’il a appris ou de valider les tâches qu’il devra accomplir avant la prochaine réunion.

Finissez la rencontre comme vous l’avez commencée: dans une ambiance conviviale. On ne parle plus de la réunion, on laisse de côté nos divergences d’opinions pour redevenir des humains.

Une réunion bien préparée et bien ciblée sera satisfaisante pour tous et donnera envie à chacun de participer à vos projets.

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