La mise au point de l’A2C sur les meilleures pratiques en matière de processus d’appel d’offres et de sélection d’agence

30 novembre 2022

L’A2C vient de publier un billet portant sur les meilleures pratiques en matière de processus d’appel d’offres et de sélection d’agence. À la suite à plusieurs interventions auprès d’annonceurs, il était nécessaire de statuer sur les pratiques à proscrire afin de maintenir de saines relations d’affaires entre ceux-ci et les agences de communications créatives.

Comment rester aux faits des meilleures pratiques pour que votre processus de sélection d’agence soit optimal? Par où commencer, qui consulter? À l’A2C, nous conseillons annuellement et gratuitement près de 40 organisations de toutes les tailles et provenant autant du secteur public que privé.

L’objectif est de leur permettre de peaufiner leur processus de sélection en fonction de leur réalité, tout en respectant les meilleures pratiques de l’industrie. Au final, la démarche est gagnante-gagnante.

Pensez au processus de sélection pour d’autres services professionnels ; demanderiez-vous aux avocats d’écrire un plaidoyer ou à un architecte de faire un plan pour votre maison avant de les engager et sans les rémunérer selon la valeur au marché?

Le même principe s’applique pour les services professionnels des agences et ce, peu importe la spécialisation. Il est inacceptable de demander un thème d’événement en amont ou un plan de déploiement média, tout comme il est inadmissible de demander des orientations stratégiques, des moyens ou encore de la création.

Tout travail spéculatif, c’est-à-dire normalement rémunéré, doit être proscrit de tout processus de recherche d’agence. Mais alors comment les évaluer et vous assurer qu’elles comprendront votre réalité? Il faut comprendre que les agences travaillent en étroite collaboration avec leurs clients pour leur proposer des solutions créatives afin de répondre à des défis d’affaires et cela n’est possible qu’après avoir eu des rencontres avec l’équipe client.

Ainsi, évaluer la force stratégique et créative des agences doit se faire en évaluant des études de cas passées. Jamais le travail réalisé en silo par l’agence lors d’un appel d’offres ne pourra remplacer cette démonstration et être représentatif de ce que les agences peuvent réaliser.

Plusieurs outils ont été développés pour accompagner les annonceurs. Un guide de sélection d’agence et un gabarit d’appel d’offres sont disponibles pour personnaliser votre processus tout en appliquant les meilleures pratiques, que celui-ci soit sur invitation ou ouvert à toutes les agences.

L’expérience pertinente passée, l’équipe attitrée, leur motivation à travailler sur le projet et une rencontre en personne sont les éléments essentiels et suffisants pour évaluer la compétence des agences à résoudre des problématiques d’affaires, leur capacité à créer de la valeur à partir de votre investissement / budget, ainsi que le potentiel de succès de cette relation d’affaires.

En plus des outils mis à votre disposition, d’autres paramètres sont importants à prendre en considération pour votre prochaine sélection. Allouez un délai raisonnable d’au minimum 15 jours ouvrables pour que les équipes aient le temps de répondre à l’appel sans affecter le travail pour leurs clients actuels, surtout à cette période de l’année. La pénurie de main-d’œuvre demeure un enjeu important tant chez les annonceurs que chez les agences. C’est pourquoi les pratiques en matière d’appels d’offres et la tarification doivent continuer d’évoluer dans le contexte. J’en profite pour souligner que plus de 95 % des agences membres de l’A2C fermeront entre Noël et le Jour de l’an.

Si vous prévoyez lancer un processus dans les prochaines semaines, envisagez sérieusement de plutôt le lancer en janvier, car les prochaines semaines seront très chargées en raison du travail de fin d’année et des nombreux processus de sélection déjà en cours.

Les agences participent en moyenne à 30 % moins de processus de sélection selon un sondage A2C. Elles sont effectivement plus sélectives à cet effet pour respecter leurs équipes et surtout être capables de livrer les projets en cours et à venir à leurs clients actuels. Cette situation a pour effet de limiter les mises en concurrence pour les annonceurs.

Récemment, l’A2C a dû intervenir auprès de certains grands annonceurs, dont certains publics, en raison du non-respect des meilleures pratiques dans leurs appels d’offres. Demander trop d’information, comme des états financiers confidentiels ou du travail spéculatif proscrit et non-nécessaire, sont des exemples de mauvaises pratiques à ne pas répéter. Constatant que certaines organisations s’entêtent encore malheureusement à inclure ces éléments problématiques, le conseil d’administration de l’A2C se penchera à nouveau sur la question pour réévaluer les actions à poser lorsque de telles situations se présentent. Le Guide de sélection d’agence sera d’ailleurs revu et bonifié en ce sens en 2023.

Le respect de vos partenaires d’affaires dès le processus de sélection est gagnant pour augmenter l’intérêt des agences envers votre organisation et bien commencer la relation d’affaires. Et c’est si simple en plus!