Les 3 conseils pour rendre une réunion virtuelle plus engageante

23 mars 2026

La pandémie a beau être loin derrière nous, les rencontres virtuelles continuent de faire partie du quotidien de plusieurs travailleurs. Nous avons abordé le sujet de l’engagement en ligne avec Jean-Sébastien Daigle, designer d’expérience en entreprise, qui donne une nouvelle formation sur le sujet, intitulée « Collaborer efficacement à distance -Méthodes et outils pour des rencontres virtuelles engageantes ».

1. Commencer par la fin

Avant de réfléchir aux modalités de la réunion, Jean-Sébastien Daigle invite l’initiateur d’une réunion à réfléchir aux résultats qu’il vise à atteindre.

Pour s’assurer qu’une réunion est efficace, il faut concevoir les activités et la structure de la réunion en fonction de la fin que l’on cherche à atteindre. Est-ce que l’on veut rendre tout le monde autonome par la suite? Est-ce qu’on veut qu’ils soient informés? A-t-on une décision à prendre au niveau d’un projet ? Est-ce qu’on veut créer des actions pour que chaque personne puisse aller faire son travail dans son équipe, son département? »

2. Donner un temps de parole équitable

Une réunion n’est pas une « conférence », où la communication se fait de manière unidirectionnelle, de l’animateur vers son auditoire. Jean-Sébastien Daigle rappelle l’importance d’obtenir la perspective de tous les participants, tout au long de la réunion. Pour cela, il faut trouver des stratégies pour que chacun s’exprime librement.

Tout le monde ne réfléchit pas de la même façon, ou à la même vitesse. C’est normal. Tous les profils ont leurs avantages autour d’une réunion. Une technique à considérer est le « alone, together ». »

Le principe est simple : lorsqu’une question est posée, on accorde un moment personnel à chacun pour répondre à l’écrit. On peut gérer la rédaction et le partage des réponses avec un outil de collaboration virtuelle comme Miro, qui permet de créer des «post-it» et d’orchestrer des votes pour sélectionner les meilleures idées.

Idéalement, on va s’assurer que tout le monde a un peu de temps pour réfléchir par soi-même. En demandant d’écrire la réponse, on permet d’internaliser la question, puis d’y réfléchir. »

3. Recontextualiser avant de décider

Dans un monde idéal, on s’engage dans une réunion avec un objectif clair, tout en s’assurant que tout le monde donne sa perspective. Par la suite, s’il y a une ou plusieurs décisions à prendre pendant la rencontre, Jean-Sébastien Daigle met en lumière l’importance de toujours recontextualiser le sujet.

La mémoire de travail dure environ trois minutes, explique le formateur. Ensuite, on est capable d’enregistrer ou considérer plus ou moins sept éléments en même temps. Quand on fait une collaboration sur une heure, quand vient le temps de prendre une décision, il faut répéter les choses sur lesquelles on peut agir. Il faut s’assurer que la prise de décision est faite avec un minimum d’informations pour réactiver la mémoire de travail et prendre une décision éclairée. »

Voilà trois conseils simples et concrets, pour relever l’engagement des participants lors d’une rencontre à distance.

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 Découvrez la nouvelle formation de Jean-Sébastien :