Les 4 fléaux de la surcharge informationnelle en entreprise

7 septembre 2023

Les interactions numériques en entreprise ont connu un essor fulgurant ces dernières années, d’autant plus depuis la pandémie. Elles ont généré des gains de productivité considérables et permis l’arrivée de nouvelles normes, comme la généralisation du télétravail. Mais, côté face, elles sont aussi responsables d’une surcharge informationnelle. Une étude originale de l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN) vient documenter ce phénomène, vecteur de risques psychosociaux et de surmenage.

Même si cette étude a été menée en France, ses enseignements peuvent largement être dupliqués ailleurs dans le monde. Elle porte sur une analyse de 1,7 million de métadonnées de réunions et de 58 millions de métadonnées d’emails auprès de 9 000 personnes. Résultat ?

L’infobésité ressentie par les salarié·es ne résulte pas seulement des outils numériques eux-mêmes mais des usages qui en sont faits en entreprise. La dernière vague d’outils numériques collaboratifs, introduite dans les organisations à la suite de la crise sanitaire et de la massification du travail à distance, est venue s’ajouter aux outils préexistants, produisant un effet de mille-feuille qui multiplie les canaux d’information et d’échange. Ce mille-feuille communicationnel entraîne un effet rebond du nombre de messages et un zapping permanent entre les canaux, qui fragmentent et émiettent l’activité de travail. Il en résulte un sentiment de densification du travail et de surcharge cognitive, préjudiciable à la qualité du travail, à la santé psychique des travailleurs », commente Suzy Canivenc, Chercheure à la Chaire Futurs de l’industrie et du travail (Mines Paris PSL).

Voyons de plus près quelques fléaux dont il faut se méfier :

1. L’hyper connexion

Malgré le droit à la déconnexion, de nombreuses personnes continuent à rester « connectées » à leur travail même après leurs heures de bureau. L’étude constate ainsi que les dirigeants et dirigeantes passent 117 soirées reconnectées par an (en envoyant au moins un email après 20h). Près d’un tiers des salariés sont eux hyperconnectés (plus de 50 soirées reconnectées par an).

Le conseil ? Utiliser les fonctionnalités d’envoi différé ou encore développer l’exemplarité numérique des dirigeant·es.

2. La pénibilité numérique

En moyenne, on reçoit 144 courriels par semaine. Un chiffre qui dépasse les 300 pour des dirigeants. D’ailleurs, les trois quart n’arrivent pas à traiter l’ensemble de leurs courriels au quotidien. Un facteur de surmenage évident, surtout s’il est corrélé avec une hyper-réactivité pour répondre. En moyenne, la moitié des courriels reçus sont répondus en moins d’une heure ! D’outil de communication asynchrone, le courriel devient une façon d’échanger instantanément.

Conséquences : une augmentation du bruit numérique lié aux croisements des réponses, une baisse de la qualité conversationnelle et un sentiment d’urgence permanent générant stress et anxiété.

Lorsqu’un échange dépasse les trois réponses, le courriel n’est pas l’outil le plus adapté pour collaborer efficacement », indique ainsi l’étude.

3. Pleine concentration

Corollaire du point précédent : les courriels, les messages instantanés ou les notifications génèrent une sursollicitation quasi continue. 7 personnes sur 10 interrompent aujourd’hui leur tâche quand surgit une notification.

Problème : selon l’étude, il faut au moins 30min sans interruption pour que le cerveau soit au maximum de ses capacités. Autrement dit, les temps de travail intense (deepwork) disparaissent progressivement et les efforts de reconcentrations multiples génèrent une fatigue cognitive toujours plus importante.

4. La réunionite

Voici un des concepts les plus connus quand il s’agit de surcharge informationnelle : le trop plein de réunions. En moyenne, les salariés passent entre 4h et 6h30 en réunion par semaine. Information étonnante de l’étude (et révélatrice de ce fléau) : seulement 42,7% des réunions sont acceptées ! 30,6% restent… sans réponse.

L’autre enjeu en la matière, qui est lié, c’est le tunnel de réunions : 9,1 % des réunions (organisées ou acceptées) des gestionnaires sont collées à la précédente, ne donnant donc pas le temps de respirer. Un conseil pratique facile à mettre en oeuvre ? Organiser par défaut des réunions de 25 minutes ou 55 minutes afin de laisser une période tampon potentielle.

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