Microsoft Teams : un outil d’amélioration du rendement de vos employés

10 mai 2021

Simon Fontaine, président de ARS Solutions et co-auteur de 2 best-sellers en technologies dont l’un en sécurité, vous donne quelques conseils sur l’utilisation et les limites de l’outil Microsoft Teams.

Cet outil de collaboration n’est pas seulement là pour faciliter la vie des employés. Il permet aussi de fournir aux gestionnaires de nombreuses données sur leurs usagers.

Il y a quelques semaines, le PDG de Microsoft, Satya Nadella, a déclaré, dans une interview au Financial Times, que Teams pourrait bientôt être une plateforme numérique aussi importante que le navigateur Internet.

Le monde semble avoir évolué assez rapidement ces derniers temps avec la pandémie qui a poussé des millions de travailleurs à se tourner vers Microsoft Teams. La société a fait grandement jaser avec sa fonction 365 Productivity Score, qui semblait évaluer individuellement la productivité des employés.

Voyons voir comment Teams peut contribuer à l’amélioration du rendement de vos employés.

Faire équipe avec l’information

Dès le mois de juin, Microsoft a expliqué qu’elle enregistrait les activités des équipes au profit des employeurs et que c’était à eux de décider ce qu’ils en faisaient :

Nos clients sont les responsables du traitement des données fournies à Microsoft, tel qu’indiqué dans les conditions des services en ligne et ils déterminent les bases juridiques du traitement ».

Le système passe l’aspirateur sur tous vos chats, messages vocaux, réunions partagées, fichiers, transcriptions, les détails de votre profil, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.

En septembre, Microsoft a offert un peu plus d’informations sur le rapport d’activité des équipes :

Le tableau vous donne les détails d’utilisation par usager. » 

Tout est enregistré, du nombre de réunions organisées par l’utilisateur au nombre de messages urgents qu’il a envoyés. Même le temps de partage d’écran des individus est indiqué.

Un mois plus tard, la société a proposé « une nouvelle expérience d’analyse et de rapports pour Microsoft Teams » : mesure des paramètres de confidentialité, des types d’appareils, d’horodatage, des raisons pour lesquelles une personne a pu être bloquée et du nombre de messages qu’un utilisateur a envoyés dans un chat privé.

Voici quelques exemples de données récoltées par usager :

• Le nom d’utilisateur est le nom d’affichage de l’utilisateur. Vous pouvez cliquer sur le nom d’affichage pour accéder à la page de configuration de l’utilisateur dans le centre d’administration de Microsoft Teams.

• Le messages du canal est le nombre de messages uniques est le nombre de messages uniques que l’utilisateur a posté dans un chat d’équipe pendant la période spécifiée.

• Les messages de réponse sont le nombre de messages de réponse uniques que l’utilisateur a postés dans un canal d’équipe pendant la période spécifiée.

• Le nombre de messages postés est le nombre de messages uniques que l’utilisateur a postés dans un canal d’équipe pendant la période spécifiée.

• Les messages de chat sont le nombre de messages uniques que l’utilisateur a postés dans un chat privé pendant la période spécifiée.

• Les messages urgents sont le nombre de messages urgents que l’utilisateur a postés dans un chat pendant la période spécifiée.

Des raisons de s’inquiéter?

Certains employés s’inquiètent toutefois de l’ampleur du travail de surveillance potentiel des équipes. Par exemple, Teams enregistre-t-elle vraiment les messages réels qu’un utilisateur envoie dans un chat de Teams?

Est-ce qu’un employé peut faire quelque chose pour améliorer la confidentialité? Voici la réponse d’un porte-parole de l’entreprise :

Chez Microsoft, nous pensons que les données sont essentielles pour permettre aux employés et aux organisations d’en faire plus. Nous pensons également que le respect de la vie privée est un droit de l’homme, et nous sommes profondément engagés envers la vie privée de chaque personne qui utilise nos produits. Seul l’administrateur global a des droits sur l’expérience d’analyse et de rapport, qui permet de comprendre la manière dont l’organisation utilise Microsoft Teams et non de s’attarder au contenu du message en lui-même ».

Une bonne gestion d’équipe?

Du point de vue de Microsoft, vous pourriez voir le dilemme (commercial). Vous voulez impressionner vos clients et obtenir leur engagement total, mais vous savez que la protection de la vie privée est un sujet important. Vous essayez donc d’offrir le plus possible, en demeurant le plus près possible de la ligne de conduite en matière de respect de la vie privée et au-delà du score de productivité.

Bien qu’il ne faut pas oublier ce que les employés font réellement par opposition à ce que les données pourraient « dire » qu’ils font, les données demeurent tout de même un soutien légal par la traçabilité des informations et la transmission de preuves. L’important est d’être transparent avec vos employés en les informant des données auxquelles vous avez accès et par l’établissement d’une politique de confidentialité.

Source : Chris Matyszczyk pour Technically Incorrect