Perdre son temps… sur des applications de productivité!

28 juin 2021

La situation ne manque pas d’ironie. Selon une étude récente, les travailleurs passeraient en moyenne une heure par jour (59 minutes, pour être précis) à rechercher des informations à travers le florilège d’outils à la productivité qui font maintenant leur quotidien. À la fin de la semaine, ça fait un total de 5 heures de perdu sur des applications qui, à l’origine, étaient censées leur faire gagner du temps!

L’étude de la firme Qatalog, dans laquelle 1 000 professionnels aux États-Unis et en Angleterre ont été interrogés, renvoie un portrait ironique du télétravailleur typique. Les répondants évaluent passer en moyenne 59 minutes à « essayer de rechercher des informations enfouies dans des applications » collaboratives.

Leur jugement est d’ailleurs très dur envers ces applications : 54% des répondants pensent que les logiciels d’aide à la productivité rendent « plus difficile l’accès à l’information ».

Que l’on essaie de trouver un document de rétroaction, ou que l’on tente de mettre sur pied un sondage pulse pour l’équipe des ventes, on se rabat sur les collègues plutôt qu’accéder à l’information directement, expliquent les auteurs de l’étude. Des personnes sondées rapportent avoir interrompu jusqu’à 5 fois par jours au moins deux collègues pour obtenir des informations – ça signifie plus de messages, plus de vidéos, et des interruptions qui finissent par générer du chaos. »

En fin de compte, 7 travailleurs sur 10 pensent qu’il devrait y avoir une meilleure façon d’utiliser les applications en ligne.

La confusion règne dans les organisations

Dans son étude, Qatalog élargit le portrait individuel en regardant de quelle manière les organisations déploient et utilisent les outils de productivité. Le constat qui ressort est le manque d’uniformisation des outils, assorti de beaucoup de confusion :

• Plus de la moitié (57%) des répondants ne peuvent dire avec certitude si les autres départements utilisent les mêmes outils qu’eux.

• 62% affirment avoir de difficulté à savoir sur quoi travaillent leurs collègues.

• Et 56% peinent suivre le flux d’information diffusée par les uns et les autres sur les plateformes collaboratives.

• Inversement, la moitié des travailleurs (49%) doutent que les informations qu’ils diffusent sur les plateformes collaboratives soient lues par les bonnes personnes.

Tout cela crée un important « bruit de fond » , puisque 53% des gens admettent faire des mises à jour qui ne sont pas « 100% nécessaires », simplement pour couvrir leurs arrières.

Quand le changement d’environnement tue la créativité

Autre impact créé par l’utilisation d’un trop grand nombre d’applications d’aide à la productivité : la détérioration de la créativité.

Nous sommes à notre meilleur lorsque nous pouvons nous immerger dans quelque chose de difficile. Ce travail de longue haleine est ce qui nous permet de peaufiner notre métier et produire des choses qui ont véritablement de la valeur. Sauf que les logiciels collaboratifs font la promotion de changement constant d’environnement qui finit par freiner notre créativité. »

En effet, 43% des travailleurs sondés se plaignent passer trop de temps à transiter d’une application à l’autre. En moyenne, ils évaluent perdre 36 minutes par jour à changer d’applications, mettant chaque fois une moyenne de 9 minutes pour se remettre dans le bain et trouver la concentration.

Face à un tel constat, une réflexion s’impose pour mieux intégrer et harmoniser ces outils de productivité au quotidien des travailleurs.