Dans les coulisses de Startupfest, premier événement hybride organisé à Montréal par BLVD agence Créative

10 septembre 2020

Les 15 et 16 juillet derniers, BLVD Agence Créative, producteur délégué et accompagnateur stratégique de Startupfest, a organisé le premier événement hybride à Montréal. On en parle avec Mathieu Gosselin, Associé, Leader Production, au sein de la firme basée à Montréal.

Le Startupfest devait fêter son 10e anniversaire cette année. Mais en mars, la direction a décidé d’annuler l’événement estival montréalais dédié à l’univers des startups, du fait de la pandémie qui commençait à faire ses premiers dégâts au Canada.

Le #Startupfest 2020 est peut-être annulé, mais nos opportunités de prix ne le sont pas. Nous offrons plus de 1 M$ en prix et en investissements aux startups au moment où elles en ont le plus besoin. Introduction de notre Pitch From Home : https://t.co/ajIdfDSm7d #StartupfestPFH pic.twitter.com/0sdZgGVO7R

— StartupfestVF (@StartupfestVF) March 31, 2020

Finalement, cette 10e édition a bien eu lieu en 2020. En l’occurence en juillet dernier, en extérieur, au Vieux-Port.

Dès que nous avons eu l’autorisation du gouvernement pour rassembler 50 personnes, on a décidé, avec le producteur du Startupfest de lancer la machine, explique Mathieu Gosselin, associé chez BLVD Agence Créative, producteur délégué et consultant de l’événement. On a trouvé un site qui permettait de montrer la ville en fond, car notre histoire est autant locale qu’internationale donc on voulait vraiment mettre Montréal en valeur. On a démarché des intervenants et on a élaboré un concept à la manière d’un talk-show télévisé. »

Garder l’ADN du projet

Cette version diffère en effet de celle qui était prévue à l’origine, compte tenu du contexte sanitaire. Diffusé en ligne, l’événement s’est malgré tout déroulé en format hybride, en présence de vrais animateurs, intervenants et public.

Le plus important pour nous, c’était de garder l’ADN du projet, de la marque, des valeurs, poursuit Mathieu Gosselin. On a toujours fait des choses hors du standard et organiser juste une production en virtuel via Zoom ne respectait pas l’univers et la marque Startupfest. »

Bien soutenu par ses partenaires traditionnels, l’événement a ainsi pu accueillir 50 personnes différentes en physique le matin puis l’après-midi. Tout en respectant les consignes sanitaires avec la distribution de masque, la présence de stations de désinfection ou de lignes d’accès et de sortie spécifiques.

Cela prend évidemment beaucoup plus de pieds carrés que pour un événement normal. Mais il est clair à nos yeux que le volet présentiel fait toute la différence. Que cela soit 50 ou 250 personnes, cela fait partie des pré-requis dans nos recommandations stratégiques. Oui, cela demande des mesures supplémentaires. Mais on a vraiment senti la différence en termes d’énergie autant pour le public que les conférenciers. L’humain a besoin de se ressourcer avec d’autres personnes. Ça ne changera jamais, » complète-t-il. 

D’autant que pour lui, il n’y a rien de nouveau dans les événements virtuels.

Mes premiers remontent à 2003 ou 2004. C’est juste que ce n’était pas autant mis de l’avant auparavant car le monde est plutôt à la recherche de l’échange humain. C’était plus un outil à notre disposition qu’une finalité. »

Un effort sur le contenu

Pour ce faire, BLVD Agence Créative a néanmoins dû prendre quelques risques, notamment technologiques.

Cela aurait été plus simple de s’installer dans un studio déjà existant. Mais on voulait faire cela à l’extérieur et dans un lieu symbolique avec des belles vues. D’où la décision de monter un studio temporaire. Le défi fut essentiellement technologique, notamment quant au volet de l’Internet. Nous avons dû déployer un réseau puissant avec du câblage temporaire, avec les partenaires du Startupfest, Québecor et Vidéotron. »

L’idée était en effet de réduire par exemple le délai de diffusion entre l’auditoire et les conférenciers externes pour garantir une meilleure interactivité.

Le contenu a aussi dû être adapté en conséquence. Car les comportements ne sont évidemment pas les mêmes en ligne ou en présentiel.

Quand on assiste à un événement physique, on va regarder une conférence, puis on va sortir, faire du réseautage… On est toujours en mouvement et en interaction. C’est loin d’être la même chose derrière son ordinateur ! Le rapport humain doit être présent malgré tout, indique Mathieu Gosselin. Les conférenciers eux-mêmes peuvent aussi être moins à l’aise sans foule devant eux. Il y a comme un stress positif de donner une conférence. »

Pour résoudre le premier enjeu, les équipes de BLVD Agence Créative se sont basées sur les données des participants en ligne pour comprendre combien de temps ils pouvaient rester concentrés et ce qui pouvait les maintenir en attention.

Pour ce qui est des conférenciers, il a été décidé d’encadrer toutes les conférences avec un modérateur. Pour ne pas que l’image reste figée du début à la fin avec la même personne à l’écran. Et d’opter pour une vraie réalisation vidéo, avec le flux vidéo des intervenants extérieurs intégré directement dans le plateau TV.

Ce qui fait dire en conclusion à Mathieu Gosselin que la 1er étape d’un événement hybride est la création d’un contenu humain et captivant. L’aspect technologique ne vient qu’après.

Crédits photos : Eva Blue

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