Dans les coulisses du report du Web à Québec (WAQ) à cause de la COVID-19

13 avril 2020

Le Web à Québec (WAQ) devait se dérouler du 21 au 23 avril. Quelque 1500 participants s’apprêtaient à célébrer les 10 ans d’existence de cet événement réunissant des artisans du numérique. Sauf qu’une pandémie mondiale en a décidé autrement. Carl Frédéric De Celles, un des organisateurs de l’événement, nous raconte son report.

Le WAQ a annoncé le report de son événement le 13 mars, au moment même où le gouvernement annonçait la fermeture des écoles. Mais la décision était déjà prise en coulisse.

L’évènement n’a pas été annulé parce que le gouvernement nous y a forcés, c’était tout simplement devenu impossible de le tenir dans un cadre plaisant, explique Carl Frédéric De Celles. Quand on a vu la tempête qui s’en venait, la décision que l’on a prise, ce n’est pas de le reporter, car ça devenait une évidence, mais quand annoncer le report.»

L’attitude contraste avec d’autres organisations qui ont espéré jusqu’à la fin, comme ce fut entre autres le cas du Salon du livre de Québec, prévu pour le 12 avril dernier, qui a attendu des directives gouvernementales pour confirmer son annulation.

L’organisation d’un événement comme celui du WAQ implique beaucoup de choses, souligne Carl Frédéric De Celles : des réservations d’hôtel, de salles de conférence, d’équipements, de contrats de traiteur; et chaque partenaire privé et gouvernemental a ses propres enjeux à travers cela. Nous avons décidé d’annoncer le report de l’événement à l’année prochaine et de voir comment les gens réagiraient. »

Un « test de confiance »

C’est à ce moment que s’est produit le «test de confiance». Est-ce que les commanditaires retireraient leurs billes ou accepteraient de patienter à l’année prochaine? Est-ce que les participants conserveraient leur billet pour l’édition 2021 ou demanderaient un remboursement ?

On est agréablement surpris par l’attachement des gens envers le WAQ. Tous les commanditaires ont maintenu leur contribution. Et seule une minorité de participants a choisit de se faire rembourser leur billet. C’est un peu ce qui nous a protégés financièrement. Ça nous permet de continuer à payer l’équipe et de travailler à l’édition de l’année prochaine, » explique celui qui est aussi Président et conseiller stratégique de iXmedia.

Carl Frédéric De Celles a toutefois un pincement au cœur pour les bénévoles qui travaillent à pied d’œuvre pour organiser l’événement, souvent sans compter les heures:

Les gens que nous avons eu l’impression de décevoir, ce sont tous ceux qui s’impliquent bénévolement pour que le WAQ puisse avoir lieu. Leur salaire à eux, c’est l’événement lui-même… Nous comptons sur des gens passionnés et cette année ils ne pourront pas voir leur effort se concrétiser.»

Un WAQ virtuel?

Quand les mesures de confinement se sont renforcées au Québec, certaines organisations ont jonglé avec l’idée de présenter une version virtuelle de leur événement. Comme la conférence Collision à Toronto, qui s’est transformée en Collision from Home cette année.

Cette option a cependant été écartée très rapidement du côté du WAQ.

L’événement du WAQ, il est pour nous très physique. L’intérêt n’est pas seulement d’écouter un conférencier, c’est aussi de se rencontrer et de discuter. Alors, tenir un WAQ virtuel, ça n’aurait pas eu le même intérêt pour nous. Aussi, il faut garder en tête que nous étions à un mois de l’événement… Et s’il faut 1 an pour organiser un événement physique, on peut présumer qu’il faille plus qu’un mois pour organiser un événement virtuel de qualité. »

Le WAQ est donc reporté à l’année prochaine. Dans quelle formule ?

On ne sait comment la situation et la société auront évolué d’ici là. Il n’est pas exclu que l’on fasse les choses différemment : est-ce qu’on organisera plusieurs petits événements au lieu d’un gros, on ne le sait pas encore. On espère toujours le faire dans une formule très sociale et humaine, en présentiel. Car l’objectif demeurera le même : rassembler des gens par et pour le numérique, des gens passionnés par ce qu’ils font et qui veulent en jaser. »

C’est un rendez-vous !

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Pour plus d’informations sur le COVID-19, voici le site officiel du gouvernement.