Coronavirus : Quelles actions doivent prendre les communicateurs et relationnistes au Québec ?

Alors que l’épidémie de COVID-19 est passée la veille au stade de pandémie selon l’OMS, le gouvernement de Québec vient de dévoiler des mesures draconiennes pour éviter sa propagation dans la province. Avec quelles conséquences pour les communicateurs ? 

Outre le placement en isolement pour une période de 14 jours des personnes qui reviennent de l’étranger ou qui ont des symptômes s’apparentant au coronavirus, et des mesures pour aider les entreprises, le gouvernement, par la voix du Premier Ministre François Legault, vient de demander à tous les organisateurs d’événements publics de plus de 250 personnes tenus à l’intérieur de bâtiments de les annuler jusqu’à nouvel ordre.

Je demande aussi de façon générale d’annuler tous les événements qui ne sont pas nécessaires, » ajoute M. Legault.

À titre d’exemple, la Jeune Chambre de Commerce de Montréal vient de suspendre tous ses événements à compter de ce lundi 16 mars.

Une situation problématique pour les communicateurs et relationnistes, de grand organisateurs d’événements et de rassemblements. En réaction à ces annonces, la Société québécoise des professionnels en relations publiques (SQPRP) souhaite obtenir des directives plus claires.

Bien que nous sommes aux premières loges pour comprendre que la situation est complexe et qu’elle évolue très rapidement, nos membres, qui conseillent leurs clients ou qui développent des stratégies de communication pour les entreprises et organisations québécoises, ont besoin de directives gouvernementales claires et cohérentes, autant au niveau des messages à transmettre que dans les mesures à prendre, affirme Patrick Howe, PRP, ARP, président de la SQPRP. »

« Le diable se cache dans les détails »

Ce dernier pointe du doigt certaines incohérences : certaines entreprises prennent l’initiative d’annuler des rencontres de travail pour éviter toute propagation entre collègues alors que ces mêmes personnes peuvent toujours se rendre à leur lieu de travail en transport en commun.

Par ailleurs, si le gouvernement recommande aux écoles d’annuler des voyages étudiants, pourquoi ne recommande-t-il pas la même chose de la part des entreprises ?

Rejoint par Isarta Infos, Patrick Howe précise son propos :

Nos membres maitrisent les concepts de la gestion de crise. Mais le problème demeure dans ce qu’il faut transmettre comme information. Le point presse n’a pas fourni les réponses. Les directives ne sont pas claires et donnent lieu à des interprétations. Le chiffre des 250 personnes suscite des questions. Dans les véhicules du métro Azur de Montréal, il peut y avoir plus de 250 personnes en même temps. Même nous, on a un événement de prévu prochainement. Si on atteint, 170 ou 239 personnes, doit-on annuler ? Le diable se cache dans les détails… »

S’il salue cette initiative concertée de plusieurs ministères de parler d’une seule et même voix, il presse les autorités à réfléchir et affirme être prêt à collaborer pour avoir un message commun.

À ces membres, Patrick Howe donne les recommandations suivantes :

Il convient de rester sur des chiffres et des faits. Les communicateurs et relationnistes doivent également rassurer mais être responsables. »

Saturation de l’espace médiatique

Rappelons que, pour l’heure, la situation mondiale est très préoccupante (plus de 120 000 cas détectés) mais au Québec, seuls 13 cas ont été confirmés. On voit d’ailleurs que la province se situe en queue de peloton en termes de fréquence du mot clé Coronavirus sur Google Trends :

Le terme est cependant en pleine expansion au Canada, ce qui amène un autre problème pour les professionnels du secteur : la saturation médiatique.

Il y a beaucoup de mandats nécessitant des relations presse qui sont sur la glace présentement car les journalistes sont affectés au COVID-19. Cela prend tout l’espace… et cela contribue aussi à un sentiment de stress, » déplore Patrick Howe.

Dans un billet de blogue récent, Mathilde Saint-Vincent, de l’agence Casacom, donne le conseil suivant :

En tant que professionnel des relations publiques, il faut tenir compte du manque de disponibilité des journalistes à couvrir votre nouvelle et opter pour des approches encore plus personnalisées. Inversement, ces derniers pourraient porter un intérêt envers votre organisation, que ce soit sur les mesures mises en place ou l’impact de la transmission du virus dans votre industrie. »

Cette dernière recommande également de se doter d’un plan de gestion de crise, de soigner sa communication interne et de maintenir une communication avec ses partenaires, ses clients ou ses investisseurs.

Du conseil offert aux OBNL et PME 

De son côté, l’Alliance des cabinets de relations publiques du Québec a publié sur son site quelques consignes.

Afin de ne pas être pris au dépourvu, les dirigeants devraient, si ce n’est déjà fait, préparer ou mettre à jour un plan de continuité des opérations, dont plusieurs modèles gratuits sont en ligne. » 

En l’absence de plan, l’ACRPQ conseille de développer certains outils de communication comme, par exemple :

• Faire l’inventaire des outils de communication disponibles et des responsables de leur mise en œuvre (rédaction, traduction, distribution)

 

• Prévoir le partage des autorisations et codes d’accès en cas de maladie ou d’indisponibilité : médias sociaux, site web, utilisation des plateformes de distribution d’infolettre, Intranet, etc.

 

• Préparer des messages pour les différentes plateformes, et selon divers scénarios : cas sous investigation, confirmés, dans la famille ou l’entourage; retour de voyage de zones à risque, suspension ou ralentissement des activités, etc.

 

• Prévoir le/les responsables et une relève en cas de maladie ou d’indisponibilité

À noter d’ailleurs que les cabinets membres de l’ACRPQ ont convenu de prêter main-forte aux nombreuses OBNL et PME qui ne disposent pas de personne-ressource dédiée aux communications en offrant une consultation téléphonique pro bono de 30 minutes.

Les cabinets membres de l’ACRPQ accompagnent leurs clients pendant cette situation difficile. Pour certaines OBNL et PME qui ne disposent pas de soutien interne ou externe, la tâche peut sembler insurmontable. Avec cette offre de consultation pro bono, nous les aiderons à identifier leurs publics puis à prioriser leurs actions », indique Mylène Forget, présidente de Massy Forget Langlois relations publiques, à l’origine de l’initiative qui a été rapidement adoptée par l’ensemble des membres de l’Alliance.

Les OBNL et PME sont invitées à envoyer un message à l’adresse courriel : coronavirus@agendapr.ca. Les demandes seront réparties parmi les membres de l’ACRPQ possédant l’expertise requise.