Comment Tam-Tam\TBWA a relevé son défi TI depuis la pandémie

28 octobre 2020

L’agence de communication marketing Tam-Tam\TBWA avait implanté une culture numérique bien avant la pandémie – elle avait notamment déplacé ses activités dans le nuage en 2019, utilisant OneDrive pour le partage de fichiers. Malgré tout, la pandémie et les mesures sanitaires qui en découlent ont posé un important défi logistique à l’entreprise. Nous avons abordé la question avec Audrey Lefebvre, directrice des opérations et leader clients, et Frédéric Tremblay-Naud, directeur numérique et innovation, de Tam-Tam\TBWA.

Quand la pandémie a frappé, l’agence montréalaise était en plein processus de sélection pour un mandat de planification marketing et de création publicitaire lancé par Héma-Québec. Après quelques semaines de pause, Héma-Québec a relancé le processus, mais en mode virtuel.

C’était vraiment très stressant, se souvient Audrey Lefebvre. On devait produire un pitch kamikaze [NDLR: un pitch improvisé selon une thématique soumise] pour lequel on avait une heure et demie pour se préparer. Normalement, nous aurions travaillé avec notre équipe dans une même pièce. Mais là, on s’est retrouvé dans une salle virtuelle. »

Audrey Lefebvre et son équipe de pitch étaient d’une part connectée sur Zoom avec Héma-Québec, alors que deux équipes créatives étaient aussi connectées avec elle sur Teams. Chaque membre de l’équipe travaillait de chez lui.

La directrice des opérations devait donc gérer trois vidéoconférences en direct – avec toute la bande passante que cela implique –, en plus de coordonner les interventions de chacun par texto, lors de la présentation finale.

Cet exemple montre comment les infrastructures TI sont sollicitées en temps de crise. Et on n’est qu’à l’étape de l’idéation!

Tam-Tam/TBWA a du adapter sa manière de tourner (le signal des caméras de tournage est retransmis en direct chez le client, pour qu’il puisse garder un oeil sur les prises qui sont faites durant la journée) et de faire la postproduction (l’approbation des «rushs» et de la colorisation sont aussi faites à distance).

On se rend compte que, pour notre industrie, le travail à distance, ça fonctionne, affirme Audrey Audrey Lefebvre, rassurante. Mais tout est plus long, et parfois, la création est moins organique».

En fin de compte, l’agence a su se démarquer créativement pour gagner le pitch d’Héma-Québec. Mais pour y arriver, il a fallu que la techno tienne le coup, et ce fut le cas. On ne saurait parler de chance, puisque Tam-Tam\TBWA a été proactive dans ce dossier, avant et pendant la pandémie.

Voici les actions concrètes qu’elle a prises pour être pleinement opérationnelle, à l’ère de la COVID-19.

Équipement et connectivité

Dès les premières semaines de la pandémie, l’agence a réagi promptement, en organisant la livraison du matériel informatique et de certains items de bureau pour leurs employés.

Même qu’on a dû faire une seconde livraison! s’exclame Audrey Lefebvre. Des gens qui avaient passé leur tour lors de la première livraison se sont rendus compte que la pandémie durerait peut-être plus longtemps de prévu; ils se sont alors ravisés.»

Quand tout le monde s’est retrouvé à la maison, un nouveau talon d’Achille est apparu : celui des forfaits Internet résidentiels. Certains employés éprouvaient des difficultés à se connecter au serveur local de l’entreprise (Tam-Tam/TBWA maintient un serveur local accessible en VPN pour héberger les fichiers d’infographie et pour garantir la sécurité des données clients) ou à mener une rencontre en vidéoconférence.

On a décidé de faire un audit sur les infrastructures TI des employés, explique Frédéric Tremblay-Naud. On leur a soumis un questionnaire pour connaître leur fournisseur Internet et les équipements utilisés, puis on leur a fait passer un test pour vérifier la capacité réelle de leur bande passante. »

L’agence attend d’obtenir le portrait complet pour décider comment elle soutiendra les employés dans ce dossier. Des employés, bien sûr, ont déjà augmenté leur forfait pour s’ajuster à leur nouvelle utilisation d’Internet.

Gestion de la sécurité informatique

Dans la dernière année, Tam-Tam/TBWA a aussi investi beaucoup de temps et d’effort dans la sécurité informatique. Elle gère des données et du contenu très sensibles pour ses clients.

Elle manipule des campagnes publicitaires qui sont sous embargos, elle accède à des donnés consommateurs (via le CRM du client ou ses médias sociaux) contenant des informations stratégiques pour l’entreprise.

Tous nos employés reçoivent des formations obligatoires en cybersécurité, dit le directeur numérique et innovation. On y aborde le transfert de mot de passe, l’ouverture de courriel, le transfert d’information privilégiée et on y rappelle des notions de confidentialité et de vie privée en respect des contrats avec nos clients. »

L’agence porte une attention particulière à la gestion des mots de passe, car elle doit parfois travailler directement sur le réseau VPN de son client. Entre autres initiatives, Frédéric Tremblay-Naud a mis en place une plateforme pour acheminer des mots de passe de manière sécurisée.

Le mot de passe est communiqué par un canal différent de celui de l’identifiant; et il s’autodétruit (comme dans un film de James Bond!) après un certain nombre de visionnements ou une période de temps déterminée.

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