Dossier fatigue Zoom [3-3]: comment ajouter du « wow » à vos réunions

16 décembre 2020

Dans une vidéo sympathique tournée sur sa ferme, le chercheur et ancien journaliste techno Jesse Hirsh donne un précieux conseil aux gestionnaires qui veulent augmenter l’engagement de leurs employés dans les réunions virtuelles.

Sa suggestion est à la fois simple, et compliquée : envisager les réunions non pas comme de simples réunions, mais comme une production appartenant au monde du divertissement. Explications.

Jesse Hirsh est un ancien analyste technologique à la chaîne CBC. Il est aujourd’hui reconverti en chercheur indépendant, qui s’intéresse à l’impact des technologies numériques sur la vie en société.

Dans une récente vidéo publiée sur son compte YouTube, il explique brillamment comment un gestionnaire peut augmenter l’engagement de ses employés en changeant sa manière de voir ces fameuses réunions.

En tant qu’ancienne figure médiatique, je reconnais que chaque fois que l’on est devant la caméra, c’est une performance, c’est un show. En effet, plutôt que de voir nos réunions virtuelles comme de simples réunions, je vois cela comme du divertissement. Au même titre qu’une pièce de théâtre, un téléroman ou une émission de télé qui ont tous des scripts, des personnages, un réalisateur, des répétitions et de la mise en scène. Cette façon de voir reflète le fait que l’on ne peut jamais tenir l’attention de quelqu’un pour acquise. »

Jesse Hirsh croit que les gestionnaires qui chercher à améliorer les réunions à travers de meilleurs outils technologiques font fausse route. Selon lui, la communication est davantage une affaire de culture et de « performance » (au sens scénique du terme).

En tant que performeur, on a la responsabilité de respecter l’attention de l’audience, et de s’assurer qu’elle demeure engagée. On doit s’assurer de lui donner ce qu’elle désire pour garder son attention. »

Les réunions ne devraient pas être « plates » ni « ennuyeuses », insiste-t-il. Elles devraient procurer de « l’excitation » chez les employés, être des moments forts de la journée.

Des gâteries pour la galerie

Organiser des réunions plus divertissante, c’est une belle intention. Comment y parvenir? Jesse Hirsh donne quelques conseils pour atteindre cet objectif.

Le premier est de planifier, de préparer du contenu (des « gâteries », comme dit Jesse Hirsh dans sa vidéo) pour chacun des participants à la réunion.

Il y a toujours une personne, dans une rencontre, qui veut plus d’attention que les autres, c’est bon d’avoir un script pour eux, c’est bon de les anticiper. »

De manière général, le chercheur rappelle des techniques de communication de base, comme de maintenir un dosage entre la connaissance et l’émotion.

Le gestionnaire peut donner des informations stratégiques ou flatter l’égo, selon les circonstances.

On doit trouver des manières de garder leur attention – on doit toujours avoir une gâterie dans la poche. Quand les participants commencent à se faire bruyants, on doit leur donner du contenu qui ramène leur attention vers la rencontre. Donnez-leur un peu de connaissance, puis un peu d’amour, afin qu’ils puissent se sentir engagés de la manière que vous jugez nécessaire. »

L’idée derrière l’intervention de Jesse Hirsh n’est pas que les gestionnaires se mettent une pression supplémentaire parce qu’ils doivent désormais « performer » durant les réunions, mais bien de s’y préparer convenablement. De scénariser les échanges, d’une certaine manière.

Quelle est l’histoire de votre réunion? Quel arc narratif avez-vous créé pour votre événement? Ce sont des questions auxquelles les gens du show-business réfléchissent constamment. Aucun gestionnaire ne devrait tenir pour acquis que l’attention d’une personne, martèle le chercheur. Ça prend une offre de contenu diversifiée. »

Et lorsqu’on n’a plus rien à dire, conclut-il… c’est le moment d’ajourner la réunion!

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