Faut-il tirer la plogue sur les réunions?

13 février 2024

Si, avant la pandémie, les réunions avaient la réputation de miner la productivité des travailleurs (Doodle, 2019), elles permettaient au moins de socialiser de manière informelle. Or, dans un contexte où plusieurs organisations hybrides tiennent désormais ces réunions en virtuel, pour accommoder télétravail et employés au bureau, il y a lieu de remettre en question leur pertinence.

Commençons par un portrait post-pandémique. Selon une étude de 2022 : la longueur des réunions a diminué de 20%, alors que la fréquence, elle, a augmenté de 13,5%. Les gestionnaires juniors semblent avoir un penchant pour la «réunionite», car ils planifient 29% plus de réunions que leurs collègues plus expérimentés.

En fin de compte, personne n’est satisfait de la situation. Selon une revue de la littérature, 92% des employés considèrent les réunions comme étant «coûteuses et non productives ». Si on se fit aux données internes de Slack, un voyant rouge devrait s’allumer lorsqu’un employé approche les deux heures par jour de réunion.

Plus de deux heures par jour en réunion est le point de bascule auquel la majorité des employés affirment passer « trop de temps » en réunion, et ce constat est partagé dans les niveau de postes, explique-t-on sur le site de Slack. Les gens qui disent passer trop de temps en réunion ont deux fois plus de chance de dire qu’ils n’ont pas assez de temps pour se concentrer [sur leur travail] »

Bouton “cancel”

Face à ce constat, les grandes entreprises ont décidé de défier le statu quo et de donner un grand coup de pied dans la fourmilière. Leur solution : annuler une proportion significative de réunions, tout simplement.

C’est ce qu’a fait Slack, en déployant deux nouvelles pratiques internes : deux semaines par trimestre (les « Maker Weeks »), toutes les réunions sont annulées pour consacrer tout le temps de travail à la création et aux clients. Ensuite, les « Vendredis Focus » sont aussi exemptés de réunion.

C’est un grand pas en avant pour accorder plus d’autonomie à nos collaborateurs sur la manière dont ils utilisent leur ressource la plus précieuse : leur temps, a déclaré Stewart ButterfieldPDG et cofondateur de Slack. En tant qu’entreprise, nous ne cessons d’investir dans des programmes ayant vocation à rendre le travail plus agréable et efficace. Avec les Focus Fridays et les Maker Weeks, nous favorisons des modes de collaboration plus asynchrones, une gestion plus efficace des réunions et nous libérons plus de temps à consacrer au travail. »

L’année dernière, Spotify a aussi tenté de sortir des chemins battus en instaurant une nouvelle règle de réunion consistant à interdire toutes les réunions « récurrentes » comptant plus de deux personnes. S’ajoute à cela une politique de mercredi sans réunion. Voici comment Kaz Nejatian, directeur de l’exploitation et vice-président aux produits de Shopify, a expliqué la décision dans un courriel aux employés:

Les gens se joignent à Shopify pour bâtir. Pour faire des choses qui sont cool. Pour voir ce qu’ils ont entre les mains être lancé et dire : wow, j’ai fait cela. Les réunions sont une défectuosité qui survient en cours d’aventure. »

GitLab et Asana ont aussi déployé des initiatives similaires, visant à “faire le ménage” dans les réunions.

Une étude à l’appui

Plus largement, l’idée d’annuler des réunions, ou du moins, en limiter leur expansion temporelle, semble reposer sur de bonnes bases.

En 2022, une équipe de recherche a suivi 76 entreprises – sur une période de 14 mois – ayant décidé de réduire le nombre de réunions dans leur organisation. Les résultats parlent d’eux-mêmes : une réduction de 40% des réunions a eu pour effet d’augmenter la production de 71%.

Lorsqu’on regarde les résultats de manière granulaire, tous les indicateurs sont au vert :