La méthode de Olivier Zara pour rendre ses réunions productives et bienveillantes

4 novembre 2021

Le 25 novembre prochain, le formateur et coach de gestion Olivier Zara lance la première de deux formations aux titres ambitieux : « L’excellence décisionnelle dans vos réunions Â» (en formation publique) et « L’intelligence collective pour atteindre l’excellence décisionnelle Â» (en formation privée et en entreprise). Données en alternance par Anne Betton, fondatrice de la firme-conseil en gestion Anastasens, ces formations ont pour but d’enseigner des stratégies favorisant l’engagement des participants dans les réunions. Introduction à la méthode Zara, empreinte d’écoute et bienveillance.

Le conférencier et formateur Olivier Zara a une approche de gestion des réunions et des remue-méninges « puissante et structurée Â», qu’il a décrite dans pas moins de huit ouvrages, tels que Le chef parle toujours en dernier – Manifeste de l’intelligence collective, L’excellence décisionnelle et Le manager paradoxal ainsi que d’autres opus détaillant différentes stratégies de gestion.

Lors de la formation du 25 novembre, Olivier Zara abordera plus particulièrement deux techniques d’animation de réunion visant à accélérer la prise de décision et réduire les risques qui y sont associés : le sprint numérique et le Codev opérationnel.

Le sprint numérique est une technique qui permet d’utiliser les outils de collaboration de votre organisation pour maximiser l’efficacité du groupe, mentionne-t-on dans le descriptif de la formation. Le Codev opérationnel est quant à lui utilisé dans des contextes plus spécifiques de projets ou de livraison. Par exemple : évaluation de la situation actuelle, analyse d’options et de sélection d’un scénario lorsque la problématique est bien définie. Il s’appuie sur les principes du sprint numérique. Â»

Remue-méninges silencieux et outils technologiques

À la lecture de son livre Le chef parle toujours en dernier, on comprend que le sprint numérique est une version hybride et hautement perfectionnée du brainstorming silencieux, qui se fait à l’aide de post-it. Olivier Zara propose une méthodologie où les participants de la réunion formulent d’abord leurs idées à l’écrit, dans une application comme Slack ou Teams; ils doivent d’ailleurs lire chacune des contributions avant d’en ajouter une nouvelle.

Le sprint numérique a pour objectif de régler trois problèmes : peu d’écoute, l’agressivité et peu de participation. La création de valeur de la méthode n’est pas dans la technologie, précise-t-il cependant, mais dans les consignes qu’on donne pour utiliser cette technologie dans une dynamique d’intelligence collective. Â»

Dans la méthodologie d’Olivier Zara, l’écrit sert à proposer et l’oral à faire émerger une décision. En effet, après les rondes de contribution à l’écrit, s’en suit un échange oral, afin de débattre de la vertu de chacune des idées soumises. Rarement voit-on deux personnes parvenir à une entente commune en débattant sur les réseaux sociaux, souligne-t-il avec justesse !

Aussi, il invite les animateurs à faire preuve de bienveillance et d’intelligence émotionnelle dans les échanges :

La bienveillance ne consiste pas à parler en dernier, puis à reprendre toutes les idées qu’on trouve nulles pour ensuite les flinguer. Être bienveillant et performant, manager efficacement une équipe, consiste à se centrer sur les idées qu’on retient et éventuellement à les bonifier. Tirer sur les mauvaises idées de son point de vue de chef est inutile et malveillant. Â»

Selon Olivier Zara, la technique du sprint numérique permet de « limiter le ping-pong verbal entre experts Â» qui finit par créer une « synergie négative Â» où « l’on se coupe la parole en mode combat Â».

Le vivre pour le comprendre

La leader en transformation Anne Betton, qui s’est familiarisée avec la méthode et les outils d’Olivier Zara il y environ 5 ans, donnera la formation publique plus tard cet hiver, ainsi que les formations privée et en entreprise. Anciennement directrice principale chez Deloitte, celle qui est aujourd’hui la fondatrice d’Anastasens apportera une expérience de terrain complémentaire, puisqu’elle enseigne l’approche d’Olivier Zara aux cadres qu’elle accompagne dans ses mandats.

Ce sont des techniques qui s’adaptent facilement à divers contextes d’entreprise, fait-elle valoir : ordre du jour, débriefing, compte-rendu et ainsi de suite. Aussi, la formation abordera plus en profondeur les techniques touchant l’aspect opérationnel des entreprises. La simulation de réunion portera d’ailleurs sur le Codev opérationnel.

Anne Betton insiste sur la dimension pratique de la formation:

Je crois que, pour être bien comprises, les techniques que nous aborderons doivent d’abord être vécues et expérimentées.»

Pendant la formation, Anne Betton et Olivier Zara aborderont les bonnes et les mauvaises pratiques en réunion, ainsi que les conditions de réussite à adopter pour prendre de bonnes décisions en mobilisant l’intelligence collective.

La formation s’adresse à toutes les personnes qui sont en position d’animateur de réunion : gestionnaires, chefs de projet et bien sûr les consultants Â», précise Olivier Zara.

Les gestionnaires qui souhaitent développer leurs compétences liées à la prise de décision dans des environnements d’affaires complexes peuvent aussi approfondir les concepts de codev stratégique dans le cadre d’une formation privée, intitulée « L’intelligence collective pour atteindre l’excellence décisionnelle Â».

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