Coronavirus et télétravail : votre équipe est-elle prête à opérer de la maison?

16 mars 2020

Les entreprises qui n’ont pas déjà une culture de télétravail trouveront difficiles les mesures de distanciations sociales recommandées par le gouvernement. Jeremy Shaki, fondateur et CEO du Lighthouse Labs, spécialisé dans les formations en codage, nous donne des conseils pour améliorer l’efficacité des équipes qui travaillent à distance.

1. Choisir les bons canaux

Quand on décide de faire du télétravail, ce n’est pas les outils de communication qui manque : le téléphone, Skype, les courriels, des forums d’échange comme Slack ou des gestionnaires de tâches Asana ou Trello.

Jeremy Shaki conseille de prendre le temps de définir pourquoi et comment on utilise chacun de ces canaux de communication :

Souvent, le réflexe est de tous se retrouver sur Slack et d’engager des conversations à tort et à travers. Slack fonctionne bien pour des conversations immédiates, sur des sujets simples. Si le sujet est plus complexe et qu’il implique un nombre restreint de personnes concernées, on est peut-être mieux de communiquer par courriel. Si le sujet demande un long préambule, ça peut-être préférable de se parler dans une conférence vidéo. »

2. Éviter de talonner ses employés

Une fois que l’on s’est entendu sur l’utilisation des outils, c’est important de s’y tenir.

Une des pratiques les plus importantes, c’est que tous les membres d’une équipe prennent le temps de mettre à jour son application de gestion de projet, qu’il s’agisse de Asana, Trello ou d’une autre plateforme. »

En d’autres mots, on doit prendre le temps de documenter ce que l’on fait et surtout, de « cocher » les tâches qui sont terminées.

À partir du moment où quelques employés ne mettent pas leurs tâches à jour, les gestionnaires commencent à faire des check up et à demander : « comment est-ce que ça se passe, par ici? » Et c’est là que l’employé peut avoir le sentiment que le gestionnaire essaie de nous microgérer. »

3. Alimenter la culture

Loin des yeux, loin du cœur, dit-on parfois. Eh bien, Jeremy Shaki concède que cet adage est peu vrai, dans un contexte de télétravail.

Je crois qu’il faut faire un effort supplémentaire pour alimenter la culture d’entreprise, dit-il. Il faut se demander comment on peut organiser des activités pour permettre à l’équipe de mieux se connaître. »

Ça peut être aussi simple que de faire des appels vidéo pour permettre aux gens de se voir ou de trouver un moyen de souligner les anniversaires, les mariages et autres événements personnels des employés.

Nous organisons des compétitions par équipe visant à solutionner des enjeux d’affaires. Ça encourage la communication entre des membres de l’équipe qui n’ont pas toujours l’occasion de travailler ensemble. »

Beaucoup à gagner

En conclusion, Jeremy Shaki rappelle que les entreprises ont beaucoup à gagner de développer une culture de télétravail dans leur organisation.

Non seulement certaines études montrent qu’on est plus productif en télétravail, pour l’employeur, c’est également une opportunité d’élargir son bassin de recrutant, en allant chercher des talents qui ne sont pas nécessairement dans le même lieux géographiques. »

Bon télétravail à toutes et tous!

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Pour plus d’informations sur le COVID-19, voici le site officiel du gouvernement.