Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour que le télétravail soit efficace ?

17 juillet 2019

Le télétravail gagne en popularité, aussi bien chez les employés (qui s’évitent plusieurs heures de transit par semaine) que chez les employeurs (qui économisent en frais d’espace locatif). Le monde du travail amorce ainsi une lente transition vers un mode de gestion « délocalisée ». Voici des conseils émanant de la Silicon Valley, pour mettre en place les meilleures pratiques de télétravail.

L’année dernière, la firme Workfront a interrogé les fondateurs de compagnies de solutions informatiques pour connaître les meilleures pratiques en télétravail (« 5 CEOs Reveal Their Best Remote Working Practices»).

Plus récemment, en avril dernier, la compagnie Google a publié un guide des meilleurs pratiques de télétravail, basé sur l’analyse de ses propres équipes internes (« Distributed Work Playbooks ») et a publié un article résumant sa position sur le sujet (« Working together when we’re not together »)

Voici les éléments forts ressortant de ces deux publications.

1. Choisir les bons profils d’employé et mettre au clair les attentes

Les entrepreneurs qui se sont confiés à Workfront ont d’abord souligné l’important de bien choisir les joueurs d’une équipe travaillant à distance.

Embauchez des personnes en qui vous avez confiance et ensuite, faites confiance aux personnes que vous embauchez, dit Wade Foster, président et cofondateur de Zapier. Établissez vos attentes par rapport à ce qui doit être accompli. Ensuite, gérez ces attentes et non les heures travaillées. Allez à fond. Un bureau composé de gens à moitié en télétravail, à moitié sur place, ne semble pas une bonne façon de travailler. »

L’entrepreneur Eric Bellier, de la défunte Sqwiggle, renchérit sur l’important de trouver les bons profils de professionnel :

Ce n’est pas tout le monde qui est fait pour le télétravail, alors vous devez être prudent. Idéalement, ils ont déjà une expérience de travail à distance. Ça donne une meilleure perspective sur le défi que ça représente. »

Janet Choi, chef de contenu chez Clearbit, s’intéresse aux aptitudes de communication des membres de ses équipes en télétravail :

Nous cherchons des gens qui peuvent bien communiquer. Nous entendons par là qu’ils écrivent clairement (la plupart des outils de communication étant à base de texte), qu’ils sont capables de répondre à un message – pour s’assurer que ça ne tombe pas entre deux chaises, et font l’effort de communiquer même lorsqu’il y a un problème (le penchant naturel de plusieurs étant de se faire discret quand ils vivent une difficulté). »

Jeff Robins, président et fondateur de Yonder, mise sur l’autonomie que les employés doivent posséder :

La microgestion est impossible dans une équipe à distance. Alors, nous avons besoin d’avoir des gens capables d’avoir une vue d’ensemble et de s’autogérer, dans une certaine mesure. »

2. Tisser des liens, malgré tout

Le rapport de Google, lui, met principalement l’emphase sur le risque d’isolement inhérent au télétravail. La solitude, d’ailleurs, est la difficulté principale auquel font face les télétravailleurs, nous apprenait un sondage de Buffer («The state of remote work 2018»):

Google, dans son analyse, en arrive à la conclusion qu’il faut faire un effort particulier pour permettre aux télétravailleurs de connecter entre eux. Par conséquent, elle suggère aux télétravailleurs d’apprendre à connaître leurs collègues personnellement :

 [Lors d’une réunion virtuelle] plutôt que de passer immédiatement à l’agenda, allouez du temps en début de rencontre pour des questions ouvertes, du genre : « qu’avez-vous fait en fin de semaine? » C’est une façon facile de bâtir des liens à distance et d’établir un rapport humain. Nous avons découvert que les gestionnaires qui donnaient l’exemple en faisant l’effort de bien connaître chaque membre d’une équipe à distance pouvaient avoir un grand impact. »

Google suggère aussi de mettre à l’horaire de vraies rencontres en personne, pour permettre aux gens de mieux se connaître.

Parfois, c’est juste plus simple de se rencontrer en personne. Les gestionnaires devraient fournir des consignes précises et des opportunités pour que les employés puissent assister à des réunions en personne. »

Eric Bellier cherche également un équilibre entre des réunions virtuelles et des rencontres en personne, plus occasionnelles :

Nous avons des réunions [virtuelles] le lundi, pour faire le bilan de la semaine précédente et discuter de la semaine venir. Nous avons aussi une réunion le vendredi, mais nous l’utilisons pour rigoler et nous détendre, dans un esprit de team building. […] Finalement, nous avons aussi des rencontres en personne, de temps à autre. C’est toujours super d’avoir du temps face à face, même si certaines personnes peuvent travailler longtemps ensemble avant de se rencontrer réellement. »

Paul DeJoe, président et fondateur du site Ecquire, observe aussi un désir de connexion chez ses employés :

L’équipe aime beaucoup la culture à distance, mais désire quand même se voir plus souvent. C’est pour cette raison que nous essayons de nous rencontrer, pendant une semaine, dans un coin cool de la planète. Parfois, nous louons une maison sur le bord de la plage ou un chalet quelque part, et c’est excitant de savoir que ça nous attend. Nous avons trouvé que c’est le meilleur équilibre. »

La communication, le maître mot du télétravail

Laissons le mot de la conclusion à Janet Choi, qui insiste sur l’importance de communiquer avec abondance :

On doit communiquer beaucoup plus proactivement, mieux et plus que l’on pense suffisant, pour compenser pour la distance physique et psychologique entre chacun des membres d’une équipe. Ça signifie être très transparent par rapport aux problèmes qui se présentent, prendre le temps d’avoir des conversations informelles et même s’assurer que l’on ajoute des réflexions et du contexte émotionnel pour éviter que les échanges deviennent des rapports robotisés composés de faits et de chiffres. »

Voilà de bons conseils!

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