3 astuces pour sauver du temps avec un assistant virtuel IA

*Michel Kodjo, fondateur de l’assistant virtuel Fiona (source: courtoisie)*

11 décembre 2024

Deux ans après l’explosion de l’IA générative, on est en droit de savoir comment cette technologie peut réellement nous faire sauver du temps au travail. Nous avons discuté avec Michel Kodjo, fondateur de l’assistant virtuel Fiona, pour nous aider à voir où sont les gains rapides («quick wins») de l’IA générative.

Le développeur Michel Kodjo réfléchit à la question depuis un certain temps déjà. Il y a un an, il s’est lancé dans l’aventure de l’IA générative en créant la start up montréalaise Botzbrain, avec sa propre mise de départ. Lui et son équipe ont bâti de toutes pièces un assistant virtuel (Fiona IA) qui s’adresse aux entreprises et aux travailleurs autonomes.

D’une certaine manière, l’équipe de Botzbrain a préparé la table à tous ceux et celles qui aimeraient utiliser un assistant personnel au travail, puisque l’outil est entièrement personnalisable – avec des passerelles déjà créées vers les suites professionnelles de Microsoft Teams, Slack, Google Contacts, Zoom, Gmail, et ainsi de suite. Nous lui avons demandé quels étaient, selon lui, les trois plus grands avantages d’utiliser un assistant virtuel.

1. Centraliser sa gestion de tâches

Depuis l’arrivée des plateformes de travail collaboratif, les travailleurs font face à une multiplication des canaux de communications. Ils doivent se connecter à de multiples plateformes pour aller chercher et transmettre de l’information. Pour Michel Kodjo, un assistant virtuel permet de centraliser ces activités dans une même interface.

Lorsqu’on utilise un assistant virtuel tel que Fiona, on évite de travailler avec une dizaine d’onglets ou de fenêtres ouvertes en même temps. Au lieu de faire des allers-retours entre Slack, Outlook, Asana et autres applications, on demande à notre assistant virtuel d’aller nous chercher les informations pertinentes dans chaque plateforme. »

2. Planification et gestion des réunions

L’autre grand casse-tête du travail, c’est d’optimiser son flux de rencontres Teams (ou Zoom) avec les collègues, les clients et les partenaires d’affaires. Quel est le meilleur moment pour rencontrer une personne (ou plusieurs), en tenant compte de l’horaire de tous ?

Un assistant virtuel est capable de se synchroniser avec les agendas de Google et de Microsoft. Et de créer des réunions en fonction des créneaux libres dans les calendriers des participants, » rappelle Michel Kodjo.

En plus, l’IA générative peut retranscrire les réunions en temps réel et faire ressortir les points essentiels, ajoute-t-il.

3. Automatisation des flux de travail

Lorsque l’on prend un pas recul pour réfléchir à nos tâches quotidiennes, il est surprenant de découvrir combien de gestes répétitifs cadencent une journée. Combien de fois on ouvre les mêmes applications, pour obtenir le même type d’information… En investissant un peu de temps dans la configuration d’un assistant virtuel, on peut automatiser une large part de ces tâches numériques, ce qui, encore une fois, peut soulager la journée de plusieurs séquences de tâches répétitives.

Lorsque je dis à l’assistant d’exécuter ‘les tâches journalières’, on peut créer une séquence qui se met en place: l’assistant va chercher les soumissions reçues depuis la veille, il identifie les clients les plus intéressants et il envoie une première relance automatiser », illustre par exemple Michel Kodjo.

À experimenter donc !