On passe beaucoup de temps en réunion au travail… pour pas grand chose ?

16 août 2018

Un nouveau sondage de la firme Robert Half jette une lumière crue sur les réunions en milieu de travail. On y passe beaucoup de temps, sans atteindre une grande efficacité. Explications.

Quand on soulève la question des réunions en milieu de travail, les employés et les patrons répondent au diapason pour dire qu’ils y passent beaucoup de temps. Les travailleurs sondés par la firme Robert Half disent consacrer 21 % de leur journée aux réunions et les directeurs financiers, 24 %.

Il y perdent aussi beaucoup de temps. Les travailleurs évaluent le pourcentage de temps où il ne s’accomplit rien d’utile à 25% et les directeurs, à 21 %.

Les raisons évoquées pour expliquer ces ratages sont nombreuses :

• des réunions qui commencent ou finissent en retard (66%) ou qui auraient pu se régler par courriel (63%)
• des gens distraits par d’autres tâches (57%)…
• … qui s’interrompent (55%)…
• … qui vont de digression en digression (49%)
• … ou qui arrivent mal préparés (47%)

Les employés disent-ils toute la vérité?

Voilà pour le sondage.

Un bémol, maintenant. Le professeur et chercheur de l’université de Caroline du Nord, Steven G. Rogelberg, a découvert en 2007 un paradoxe intéressant au sujet des réunions de travail. Les travailleurs aiment apparemment se plaindre publiquement des réunions auxquelles ils doivent assister, tout en appréciant, de manière confidentielle, les fruits qu’ils en retirent.

La majorité des individus appartenant au groupe des « plaintifs » ont admis qu’ils ne ressentaient pas des sentiments aussi négatifs que ce qu’ils avaient indiqué en public. En fait, des sondages internes et confidentiels offrent un portrait fort favorable de l’efficacité des réunions. »

Questionnés sur la productivité générale des réunions, seulement 16 % des participants à l’étude qualifiaient les réunions de « piètre qualité ». Et à l’autre bout du spectre, 69% qualifient les réunions « d’excellentes » ou de « bonnes ».

Trop coûteux pour ne pas s’y intéresser

Il n’en demeure pas moins que les réunions représentent une dépense trop importante (37 milliards seraient perdus chaque année aux États-Unis en réunions improductives) pour ne pas chercher à en améliorer l’efficacité.

Voici quelques conseils tirés de l’étude du professeur Steven G. Rogelberg :

Planifier les rencontres à l’avance pour en maximiser l’efficacité ; « Ne pas avoir peur d’expérimenter de nouvelles techniques et de nouveaux lieux de rencontres » ; « Implémenter un système d’évaluation des réunions ».

Surtout, le professeur de l’université de Caroline du Nord invite les gestionnaires et les employés à persévérer dans leur quête de réunions plus efficaces :

Les améliorations majeures ne surviennent pas en une nuit, peut-on lire dans le rapport, mais une rencontre à la fois. Améliorer la tenue d’une seule réunion par semaine peut amener des bénéfices considérables pour l’entreprise, aussi bien à l’égard de la santé que de la motivation des employés. »

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