22 idées de rituels pour obtenir le meilleur de votre équipe

1er juin 2018

Sara Kalick, la vice-présidente de SYPartners, un cabinet américain d’aide à la transformation des organisations, était à C2 Montréal, il y a quelques jours, pour un atelier intitulé « Diriger avec humanité ». Synthèse.

Quand on donne la permission à ses collaborateurs d’être pleinement eux-même, leurs passions et imaginations deviennent extrêmement puissantes », estime Sara Kalick. « Et justement, la mission d’un gestionnaire c’est de créer les conditions (rituels, espaces de travail, pratiques, permissions) pour permettre à son équipe de donner le meilleur d’elle-même ».

La vice-présidente du cabinet SYPartners conseille ainsi à ses clients de diriger leurs équipes avec « humanité ». Les méthodes de gestion ont en effet radicalement changé selon elle :

L’innovation a pris le pas sur l’optimisation
On collabore aujourd’hui plus que l’on commande
On libère plus qu’on ne contrôle

Et le changement d’une organisation passe en premier lieu… par son ou sa gestionnaire ! Voici ainsi les grands enseignements de cet atelier afin que vous puissiez les appliquer dans votre propre compagnie.

L’auto-évaluation pour commencer

Le premier exercice donné aux participants fut d’évaluer leur équipe sur une échelle de 1 (« ce n’est pas nous ») à 5 (« C’est tout à fait nous ») à travers six critères.

Nous comprenons la raison d’être de notre travail

Le fait de voir la relation entre son travail au quotidien et l’ambition plus globale de l’équipe permet d’aligner les efforts et de se concentrer sur ce qui a le plus d’importance.

Nous voyons et reconnaissons les forces chez chacun de nous

Quand les forces de chacun sont reconnus, cela pousse à donner le meilleur de soi et aide les autres à faire de même.

Nous faisons en sorte que chacun se sente inclus

Se sentir considéré est engageant et permet de proposer des idées plus créatives et courageuses.

Nous générons des retours d’expérience fréquents et généreux

Pouvoir célébrer ce qui marche et ce qui mériterait d’être amélioré permet de créer des relations plus fortes et de produire du meilleur travail.

Nous nous sentons en capacité de prendre des décisions et sommes responsables devant elles

Le sentiment d’appartenance à ce que l’on fait permet d’être plus créatif et d’apprendre des erreurs effectuées.

Nous travaillons de façon saine et durable

Des équipes prospèrent quand elles sont dans un système qui reconnaît leurs besoins et qui, au final, permet d’apporter plus de joie, de sens et de productivité.

La mise en place de rituels

Une fois cet exercice effectué, il convient évidemment de partager ses résultats et d’en discuter avec le reste de son équipe pour voir les points faibles et forts de l’organisation actuelle… puis de l’améliorer par le biais de rituels spécifiques.

Les rituels sont des actes récurrents qui permettent et renforcent de nouveaux comportements.

Voici ci-dessous quelques exemples de rituels que vous pourriez appliquer au sein de votre équipe pour chaque critère évoqué précédemment. Bien entendu, vous pouvez aussi créer les vôtres afin de coller au mieux aux besoins de votre organisation.

Améliorer la compréhension de la raison d’être de son travail

1. Afficher clairement votre objectif dans vos bureaux. Cela peut-être la mission globale de la compagnie, de l’équipe ou d’un projet. L’important ici est d’établir un but commun, le « pourquoi », et de le rendre visible et clair à l’équipe, qu’elle soit sur place ou à distance, à travers un totem physique (affiche dans une pièce partagée par exemple)

2. Dans une réunion hebdomadaire, prendre un temps pour recontextualiser ce qu’une équipe est en train de faire par rapport l’objectif global visé.

3. Avoir une communication récurrente sur les avancées globales de chacun ou de chaque équipe. Cela peut prendre la forme d’un courriel avec les gains de la semaine ou d’une réunion mensuelle de partage et d’appréciations des réalisations des équipes… et de ce qui reste à faire pour atteindre l’objectif final.

4. Ecrire le futur. Parfois, pour enlever de l’ambiguïté, il convient de demander à chacun de se projeter au-delà du projet en question. Par exemple, en demandant à chacun de décrire l’impact qu’aura le projet une fois qu’il sera en vigueur et comment il sera accueilli par les clients, sous forme d’un courriel de réponse à un client, à un gestionnaire ou d’imaginer le titre d’un article de presse ou le tweet d’un partenaire.

5. Au début de chaque réunion, commencer par demander à chacun de rappeler à chacun son rôle dans l’équipe, ce qu’il/elle espère apprendre et ce dont il/elle a besoin pour réussir

Mieux reconnaître les forces de chacun

6. Demander à chacun d’écrire sa propre raison d’être personnelle. Cela pourra indiquer où la personne est la meilleure, pour qui elle a envie de s’engager et quel impact elle veut avoir. Puis demander à chacun de le partager à l’équipe et de voir comment cela peut s’imbriquer avec son travail.

7. Demander à chacun, au début ou à la fin d’une réunion d’équipe, d’exprimer sa gratitude envers un ou une de ses collègues pour ce qu’il a réalisé la semaine passée.

8. Accompagner les nouveaux arrivants d’une équipe, en leur demandant par exemple dans quel domaine ils se sentent à l’aise, où ils sont besoin d’aide ou d’un modèle pour développer leurs compétences.

Mieux faire en sorte que chacun se sente inclus

9. Organiser un repas d’équipe (déjeuner ou dîner) une fois par semaine ou par mois où chacun peut venir et parler de sujets personnels. Attention aux 5 à 7 qui peuvent exclure les parents ou les personnes qui ne prennent pas d’alcool.

10. Laisser une voix à chacun. Par exemple, lors de votre prochaine réunion, vous pouvez inviter les personnes qui sont à distance à s’exprimer en premier. Ou encore considérer d’autres façons d’exprimer ses idées, le dessin par exemple, pour les plus introvertis. Autre astuce : reformuler ce que chacun a dit et remercier les participants.

11. Choisir une cause dans laquelle l’équipe puisse s’investir, former des groupes de volontaires et programmer une journée ou une après-midi pour que ce groupe puisse quitter le travail et s’engager pour un organisme de charité.

Générer plus de retours d’expérience

12. Faire des réunions-bilan régulièrement. A la fin d’un projet, vous pouvez demander à votre équipe de dire simplement ce qu’elle a aimé faire durant ce projet, ce qu’elle aurait voulu faire autrement, ce qu’elle peut améliorer dans le futur.

13. Prévoir 5 minutes à la fin de vos réunions individuelles d’avancées mensuelles pour savoir ce qui va bien ou ce qui pourrait être améliorer.

14. Célébrer les échecs. Demander lors de chaque réunion hebdomadaire à une personne de partager une chose qui n’a pas marchée et leur apprentissage. Cela libérera de la paralysie d‘échouer et donc de tenter.

15. Provoquer des rencontres avec des personnes avec qui vous avez de faibles ou de mauvaises relations en abordant les sujets sur lesquels vous pourriez travailler ensemble ou sur les éléments positifs qui fonctionnent entre vous.

Améliorer la capacité de l’équipe à prendre des décisions

16. Indiquer, dans chacune de vos réunions, l’objectif : débattre, décider ou engager (qui fait quoi sur un projet). Cela les rendra plus claires pour chacun.

17. A la fin de chaque réunion où une décision importante a été prise, demander à chacun de dire « je suis d’accord et aligné ». Si ce n’est pas le cas, les personnes concernées peuvent indiquer pourquoi et ce qui leur manque pour être aligné ou d’accord. Souvent, les réunions se terminent et l’on pense que tout le monde est aligné. Mais c’est parfois une fausse impression.

18. Appliquer la règle des deux pizzas. Ce rituel inventé par Jeff Bezos indique que deux pizzas doivent être suffisantes pour nourrir l’ensemble des participants à une réunion. Ce qui veut dire que toutes les réunions doivent se dérouler par petits groupes (pas plus de 6 personnes) pour gagner en rapidité d’execution et que chacun puisse participer.

Travailler de façon plus saine et durable

19. Réinventer les courriels. Par exemple, les limiter à 3 lignes maximum ou les interdire après une certaine heure et les fins de semaine afin de ne pas provoquer de culpabilité. Ou utiliser des alternatives comme Slack.

20. Prenez des pauses en équipe. Cela peut être une marche extérieure hebdomadaire ou une activité mensuelle ou une visite d’une autre équipe ou d’une autre entreprise.

21. Créer des périodes sanctuarisées. Par exemple, prévoir une période de planification (par exemple le lundi avec des réunions de budget ou d’avancées sur des projets), de travail en équipe (où tout le monde doit être présent, comme le mardi ou le jeudi), des temps ouverts (pour le travail individuel, en n’imposant pas de réunion le vendredi par exemple), et du temps personnel (aller chercher les enfants à l’école, cours de yoga etc)

22. Créer des règles de travail en commun lors du début d’un projet en demandant à chacun ses habitudes de travail (matinal ou travailleur du soir, équipe ou individuel, courriel ou oral etc)

Et maintenant, à vous d’appliquer (ou d’inventer) vos rituels !

Retrouvez d’autres conseils sur la vie au travail dans notre section RH. Voici d’autres articles qui pourraient vous intéresser :